Смета считается снизу вверх и в пять слоёв: объёмы работ, прямые затраты, косвенные расходы, резерв на риск и прибыль. Убыток появляется не в первом слое, где всё очевидно, а в третьем и четвёртом — там, где стоят доезды, простои, переделки и мелочёвка, которую никто не считает.
Проверяется это просто. Возьмите закрытый объект, который шёл тяжело, и найдите в его смете строку на доезды, строку на простой и строку на своё время прораба. Строк не окажется — а деньги на них ушли, и ушли они из прибыли, потому что больше им уйти неоткуда.
Что считает смета и кому подходит этот порядок#
Смета отвечает на два разных вопроса, и их постоянно смешивают. Первый: сколько денег вы потратите на объект. Второй: сколько заплатит заказчик. Между ними лежит ваша прибыль, и она должна быть решением. Остатком прибыль не считают.
Порядок ниже рассчитан на подрядчика, который работает своими силами или силами постоянных бригад: отделка, инженерия, благоустройство, малоэтажное строительство. Считает владелец или прораб, без сметного отдела.
Кому этот порядок не подходит: государственный и крупный корпоративный заказ, где форма сметы задана заказчиком; проектные работы, где основная статья — время специалистов; продажа изделия с монтажом по прайсу, где на объекте меняется только количество.
Порядок предполагает, что вы знаете свои закупочные цены и производительность своих людей. Ориентируясь на цену конкурента, вы копируете чужую экономику вместе с его скидками у поставщика и его бригадой. Как устроен поток заказов целиком — в материале о заказах для строительной компании; здесь речь о деньгах внутри одного объекта. Остальные материалы — в разделе Стройка и благоустройство.
Что понадобится до расчёта#
Смета опаздывает к заказчику не потому, что её долго считают. Её долго собирают: половина времени уходит на поиск исходных данных, которых нет под рукой.
| Что нужно | Зачем | Где взять | Сколько ждать |
|---|---|---|---|
| Замер объекта с фото и планом | Основа объёмов | Свой выезд | 1–3 часа |
| Прайс закупочных цен | Прямые затраты по ценам поставщика, не по ценам из поиска | Поставщики, свои накладные за квартал | 1–3 дня |
| Своя стоимость часа бригады | Перевод трудоёмкости в деньги | Расчёт по фонду оплаты | 1 день |
| Нормы расхода материалов | Перевод объёмов в закупку | Свои объекты, паспорта материалов | 2–5 дней |
| Факт по закрытым объектам | Единственный источник правды о ваших сроках и перерасходе | Акты, накладные, табели | 1–2 дня |
| Шаблон сметы для заказчика | Скорость выдачи и одинаковая структура | Собрать один раз | 1 день |
Если чего-то нет, начинать нужно с предпоследней строки. Факт по трём-пяти закрытым объектам даёт больше, чем любой сборник расценок: он уже содержит ваши простои, ваш перерасход и вашу производительность. {{ПРОВЕРИТЬ: собрать по своим последним 3–5 объектам фактический расход материалов, отработанные часы и отклонение от сметы; без этих чисел резерв и накладные считаются вслепую}}
Шаг 1. Разложите объект на работы и объёмы#
Первый слой — перечень работ с единицами измерения и количеством.
«Ремонт санузла» позицией не считается.
Позиции — это демонтаж, штукатурка в квадратных метрах, стяжка, гидроизоляция, укладка плитки, разводка труб в погонных метрах, установка приборов в штуках.
Единица измерения должна быть такой, чтобы количество проверялось рулеткой или пересчитывалось по факту. Позиция «прочие работы» без единицы — место будущего спора.
Отдельно выпишите работы, которых нет в проекте, но которые делаются всегда: вынос мусора, защита поверхностей, уборка после этапа, подъём материалов, подключение к воде и электричеству на объекте.
Объёмы сняты, когда каждая строка имеет единицу измерения и число, а сумма позиций описывает весь объём, включая подготовку и уборку.
Шаг 2. Посчитайте прямые затраты#
Прямые затраты — то, что расходуется на конкретном объекте: материалы, работа людей, механизмы, расходники.
Материалы считаются из объёмов через норму расхода плюс отход на подрезку и бой. Отход зависит от материала и геометрии: сложная раскладка плитки даёт заметно больше, чем прямой пол. {{ПРОВЕРИТЬ: фактический процент отхода по основным материалам — сравнение закупки и уложенного объёма на своих объектах}}
Работа людей — трудоёмкость в часах, помноженная на стоимость часа. Стоимость часа не равна тому, что вы платите рабочему в руки, и здесь ошибаются чаще, чем во всех остальных строках вместе: в час входят налоги и взносы по вашей форме занятости, оплата дней без выработки, инструмент, спецодежда и расходы на то, чтобы человек вообще оказался на объекте. Считать по ставке «в руки» значит занижать прямые затраты на всю величину начислений, а величина эта не копеечная. На объекте в три месяца такая ошибка съедает резерв целиком и половину прибыли сверху. Так делать нельзя, и проверяется это за десять минут по табелю и расчётной ведомости за прошлый квартал.
Механизмы — аренда техники, подъёмники, леса, доставка на объект и обратно. Здесь чаще всего теряется минимальная смена: техника нужна на два часа, а оплачивается день.
Расходники — диски, мешки, крепёж, пена, плёнка, скотч. Каждая позиция незначительна, поэтому их не считают вовсе. В сумме же выходит величина, которую игнорировать нельзя.
Прямые посчитаны, когда по каждой позиции есть три числа — материал, работа, механизмы — и видно, из чего сложилось каждое.
Шаг 3. Добавьте расходы, которых не видно в работах#
Третий слой не привязан к строкам сметы, но возникает из-за того, что объект существует.
Логистика и доезды. Дорога бригады, доставка материалов, вывоз мусора, повторные выезды за забытым. Чем дальше объект, тем сильнее статья бьёт по коротким работам.
Простои и ожидание. Бригада приехала, а фронт работ не готов: не подвезли материал, не освободили помещение, не закончил смежник. Время оплачивается, работа не движется, и виноватого на объекте в эту минуту нет. Коварство статьи в её невидимости: в день расчёта простоя ещё не существует, а в день закрытия его уже никто не помнит по числам. Остаётся общее ощущение, что объект шёл тяжело, и в смету следующего объекта это ощущение не переносится. Поэтому простой считают по журналу передачи фронта работ {{ПРОВЕРИТЬ: собственное наблюдение по объекту — сколько смен простояло, по чьей вине и во что это обошлось}}. Как выстроить работу, чтобы ожидание не становилось убытком, — в инструкции по работе с подрядчиками.
Управление объектом. Время прораба и владельца: выезды, приёмка этапов, закупка, разговоры с заказчиком. Если своё время не заложено, вы работаете бесплатно и считаете это прибылью.
Общие расходы компании. Офис, транспорт, связь, бухгалтерия, реклама, зарплата тех, кто не на объекте. Распределяются пропорционально выручке или прямым затратам; доля пересматривается раз в квартал. {{ПРОВЕРИТЬ: доля общих расходов компании к выручке за последние 6–12 месяцев — по своей управленческой отчётности}}
Гарантия и переделки. Часть объектов возвращается: приезд, устранение, материал, время. Не форс-мажор, а статья расходов, размер которой известен по своей истории.
Шаг 4. Заложите резерв и определите прибыль#
Резерв — не «на всякий случай», а плата за конкретные риски, и не все они закрываются деньгами.
- Изменение объёмов закрывается формулировкой: цена за единицу зафиксирована, итог пересчитывается по факту.
- Рост цен поставщика — сроком действия сметы и датой цен.
- Скрытые работы — пунктом «работы по вскрытии оцениваются дополнительно» и предварительным обследованием.
- Простои по вине заказчика — договором: порядок передачи фронта работ и оплата вынужденного ожидания.
- Собственные ошибки расчёта — единственный риск, который закрывается именно деньгами, процентом резерва к прямым затратам.
Размер резерва равен вашему среднему отклонению факта от сметы. Если отклонение неизвестно, первый резерв ставится по худшему из известных случаев и уточняется после трёх-пяти объектов. {{ПРОВЕРИТЬ: среднее и максимальное отклонение факта от сметы по своим закрытым объектам за год — это и есть обоснованный размер резерва}}
Прибыль ставится после резерва и отдельной строкой: посчитанная остатком, она исчезнет при первом перерасходе; поставленная нормой — сделает перерасход видимым сразу.
Шаг 5. Соберите смету в вид, который читает заказчик#
Внутренняя калькуляция и смета для заказчика — разные документы. В первом видно, из чего сложилась цена. Во втором — что заказчик получит и за что платит.
Смета для заказчика собирается по этапам работ. Статьи затрат остаются во внутренней калькуляции: заказчику не нужны ваша стоимость часа и наценка, ему нужен состав и порядок. Внутри этапа — позиции с единицами и количеством.
Обязательные элементы, без которых документ порождает споры:
- Дата составления и срок действия цены.
- Единицы измерения и количество по каждой позиции.
- Блок «что не входит»: работы, которые заказчик считает включёнными по умолчанию.
- Условия пересчёта при изменении объёмов и вскрытии скрытых работ.
- Порядок этапов и приёмки, состыкованный с договором, — чек-лист приёмки строительных работ.
Блок «что не входит» экономит больше нервов, чем остальной документ: вынос мусора, демонтаж старого покрытия, подъём без лифта, работа в выходные, уборка после — каждая позиция хотя бы раз становилась причиной конфликта на финале.
Отдельный вопрос — когда смета попадает к заказчику. Документ, отправленный через неделю после замера, конкурирует уже не с ценой, а с чужой сметой, полученной на следующий день: разбор о заказчиках, которые уходят после замера.
Сколько занимает расчёт и как понять, что смета рабочая#
Сама арифметика занимает час-полтора. Остальное — это ожидание цен от поставщиков и выезд на объект, и сокращается оно по мере накопления своей базы цен и норм.
| Этап | Что делаете | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Замер и фотофиксация | выезд на объект | 1–3 часа |
| Разбивка на работы и объёмы | перечень позиций с единицами | 1–3 часа |
| Запрос цен у поставщиков | по позициям вне своего прайса | от часов до нескольких дней |
| Расчёт слоёв и сборка | прямые, косвенные, резерв, прибыль | 1–3 часа |
| Оформление для заказчика | шаблон и проверка | 30–60 минут |
Готовая смета проходит четыре вопроса, у каждого из которых один ответ и одно место, где он смотрится.
| Что проверяем | Норма | Где смотреть |
|---|---|---|
| Отклонение факта от сметы | стабильное и известное вам число | сравнение сметы и затрат |
| Доля объектов, ушедших в минус | каждый случай разобран | своя управленческая таблица |
| Расход резерва на объекте | тратится, но не исчерпывается полностью | закрытие объекта |
| Дата и срок действия в смете | во всех выданных сметах | архив смет |
Главный признак нерабочей сметы — вы не можете объяснить расхождение с фактом.
Типичные ошибки#
Считать от цены конкурента. Вы принимаете чужую экономику за свою: у него другая закупка, другая форма занятости, свой транспорт. Правильно: считать снизу от своих затрат, а рынок использовать как проверку.
Не закладывать своё время. Время владельца и прораба не попадает ни в прямые, ни в косвенные расходы: объект кажется прибыльным, а денег в компании нет. Правильно: управление объектом отдельной строкой.
Оставлять прибыль остатком. Любое отклонение съедает сначала прибыль, потом уходит в минус, и вы узнаёте об этом при закрытии. Правильно: прибыль нормой до начала работ.
Смета без срока действия. Заказчик возвращается через два-три месяца, цены поставщика другие, а вы связаны выданной цифрой. Правильно: срок действия и дата цен — обязательные поля.
Скидка вместо пересмотра объёма. Скидка вычитается прямо из прибыли: затраты не изменились. Правильно: снижать состав — убирать работы, менять материал, переносить этап — и показывать это в смете.
Не разбирать закрытые объекты. Без сравнения сметы с фактом резерв остаётся выдуманным числом. Правильно: свести факт и смету по статьям, записать отклонение, поправить нормы.
Отдельно стоит цена привлечения заказа: реклама, выезды на замер без договора, подготовка смет. Это расходы компании, и на объект их не относят — инструкция по стоимости привлечения клиента.
Что делать дальше#
Если своей базы цен и норм ещё нет — соберите фактические данные по трём закрытым объектам, это входные данные для всех пяти шагов.
Если сметы уходят, а договоров нет — смотрите разбор о заказчиках, которые уходят после замера: дело чаще в сроке выдачи и составе документа. Цена здесь третья по важности.
Если объекты срываются по срокам и это съедает маржу простоями — читайте инструкцию по работе с подрядчиками.
Вопросы и ответы#
Можно ли считать смету по готовым сборникам расценок?
Можно, но только как проверку. Сборник даёт усреднённую трудоёмкость и не знает ваших закупочных цен, производительности и логистики. Для внутреннего расчёта нужны ваш прайс и ваша стоимость часа; сборник полезен как аргумент в разговоре с заказчиком, который просит обоснование.
Какой резерв закладывать, если своих данных ещё нет?
Пока статистики нет, резерв ставится по худшему известному случаю. Среднее ощущение резервом не является. Одновременно риски закрываются договором: цена за единицу с пересчётом по факту, срок действия цен, отдельная оценка скрытых работ. После трёх-пяти объектов резерв пересчитывается по фактическому отклонению.
Что делать, если объёмы выясняются только после демонтажа?
Такие работы оцениваются отдельно, и это пишется в смете до начала работ. Рабочая схема: смета на демонтаж и обследование выдаётся сразу, на основной объём — после вскрытия. Попытка угадать скрытые работы заранее кончается либо завышенной ценой, из-за которой заказ уходит, либо перерасходом.
Как часто пересматривать стоимость часа и прайс?
Прайс материалов — при каждом расчёте по позициям, заметно влияющим на итог, и полностью раз в квартал. Стоимость часа — не реже раза в полгода и обязательно при изменении состава бригады или формы занятости.