Проверка счёта и акта — это двадцать две позиции в четырёх блоках: реквизиты и основание, суммы и налог, предмет и объём, подписи и приложения. Проход занимает около двадцати минут и делается до оплаты и до подписи: после подписи документ меняется только соглашением сторон.
Цена пропущенного пункта неодинакова: ошибка в сумме правится письмом за день, а ошибка в формулировке предмета всплывает в споре — когда исполнителя может уже не быть.
Кому и когда пригодится#
Список для того, кто сам ведёт документы: предпринимателя без бухгалтера, руководителя небольшой компании, менеджера, принимающего работы у подрядчика. Момент применения два — счёт пришёл, но не оплачен, и акт лежит на столе, но не подписан.
Он не подходит для приёмки самих работ по существу: там проверяется результат, а не бумага, и для стройки порядок другой — он описан в чек-листе приёмки работ.
Как пользоваться списком#
Идти по пунктам нужно с тремя вещами на столе: договор, счёт, акт. Без договора половина пунктов не проверяется — сверять не с чем. Каждый пункт отмечается как «ок», «замечание» или «неприменимо».
| Пункт | Что фиксируете | Отметка |
|---|---|---|
| номер из чек-листа | что не сошлось и с чем | ок / замечание / неприменимо |
Правило остановки: два и более замечания в блоках 3 и 4 — акт не подписывается совсем, а возвращается на переоформление. При таком количестве расхождений дешевле переделать документ, чем описывать оговорки.
Блок 1. Счёт: кто, кому и на каком основании#
Половина проблем видна в шапке, до того как вы дошли до сумм.
- Реквизиты продавца. Сверьте название и ИНН со сведениями в государственном реестре. Норма: совпадение с реестром и с договором.
- Реквизиты покупателя. Норма: счёт выставлен на то лицо, которое платит и принимает расход. Если платит одно лицо, а в счёте другое, расход у плательщика не подтверждён.
- Ссылка на договор. Норма: номер и дата договора указаны в назначении. Если не прошло: запросить исправленный счёт. Цена вопроса: платёж без основания превращается в неопознанный аванс.
- Банковские реквизиты. Сверяйте счёт получателя с договором, а не с письмом в почте. Если не прошло: позвонить по известному номеру. Цена вопроса: подмена реквизитов письмом — массовая схема хищения оплат.
- Номер и дата. Норма: номер уникален, дата не позже даты платежа.
- Срок действия счёта. Норма: срок указан либо его сознательно нет. Просроченный счёт на товар с меняющейся ценой перевыставляют.
Блок 2. Счёт: суммы, налог и условия оплаты#
Единственный блок, где ошибка обнаруживается арифметикой.
- Расшифровка позиций. Норма: позицию можно сопоставить со строкой акта. «Услуги по договору» одной строкой — не расшифровка.
- Единицы и количество. Норма: единица измерения указана; для почасовых работ количество в часах, а не «1 услуга».
- Арифметика. Пересчитайте цену на количество и итог. Норма: расхождение 0.
- Указание налога. Норма: налог выделен строкой либо указано основание, по которому продавец его не предъявляет. Если не прошло: исправить до оплаты. Цена вопроса — спор о вычете и о фактической цене сделки. {{ПРОВЕРИТЬ: требования к предъявлению суммы налога в расчётных документах и формулировки основания неначисления, источник — гл. 21 НК РФ в действующей редакции}}
- Условия оплаты. Норма: аванс или постоплата в счёте совпадают с договором.
Блок 3. Акт: что именно принято#
Главный блок. Акт отвечает на вопрос «что было сделано» ровно так, как он написан.
- Предмет. Норма: из формулировки понятно, что сделано, без устных пояснений. Если не прошло: переписать до подписи. Цена вопроса: по акту «оказаны консультационные услуги» недоказуем ни объём, ни связь расхода с деятельностью.
- Период. Норма: период оказания указан и не пересекается с другим актом по тому же договору.
- Объём в измеримых единицах. Норма: часы, штуки, страницы, площадь — то, что можно пересчитать.
- Соответствие счёту и договору. Сверьте позиции построчно. Норма: расхождение 0. Если не прошло — требовать корректировку: оплаченное и принятое должны совпадать.
- Невыполненный объём. Отметьте позиции, результат которых вы не видели. Норма: таких нет. Цена вопроса: подписанный акт закрывает вопрос о том, что работа не сделана.
- Суммы и налог. Норма: совпадают со счётом, включая строку налога.
- Приложения. Норма: если акт ссылается на отчёт или спецификацию, они физически приложены и подписаны.
Блок 4. Подписи, реквизиты и хранение#
Формальный блок, который срабатывает редко, но обнуляет документ целиком.
- Полномочия подписанта. Норма: подписывает руководитель или лицо по доверенности, её реквизиты указаны. Цена вопроса: документ от неуполномоченного лица оспаривается целиком. {{ПРОВЕРИТЬ: требования к подтверждению полномочий подписанта и к реквизитам доверенности, включая случаи последующего одобрения сделки, источник — гл. 10 ГК РФ в действующей редакции}}
- Расшифровка подписи. Норма: у каждой подписи есть должность и фамилия с инициалами.
- Обязательные реквизиты первичного документа. Норма: присутствуют все реквизиты, установленные законом о бухгалтерском учёте. {{ПРОВЕРИТЬ: действующий перечень обязательных реквизитов первичного учётного документа, источник — ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте»}}.
- Экземпляры и хранение. Норма: подписанный обеими сторонами экземпляр у вас, скан — в папке своего месяца; порядок описан в инструкции по учёту доходов и расходов.
Как оформить результат и что делать с замечаниями#
Оговорка о замечаниях ставится в самом акте, а не только в приложении. Формулировки, которые вписываются дословно:
— «Работы приняты с замечаниями согласно перечню (приложение № 1 к настоящему акту). Срок устранения — {дата}.» — «Позиция {номер} акта не принята: результат не передан. Стоимость позиции исключена из суммы к оплате.» — «Оплата в размере {доля} удерживается до устранения замечаний в соответствии с п. {номер} договора.»
| Что не прошло | Чем это грозит | Что делать |
|---|---|---|
| Реквизиты получателя не как в договоре | оплата уходит третьему лицу | не платить, связаться по известному номеру |
| Предмет описан общо | расход трудно подтвердить, объём недоказуем | переписать предмет до подписи, добавить отчёт |
| Акт не совпадает со счётом | оплачено не то, что принято | вернуть на корректировку |
| Подписант без доверенности | документ оспорим целиком | запросить доверенность или подпись руководителя |
| Нет обязательных реквизитов | документ не является первичным | переоформить, а не дописывать от руки |
Вопросы и ответы#
Можно ли подписать акт с оговоркой от руки? Можно, если обе стороны заверят исправление подписями. Надёжнее оформить перечень замечаний приложением и сослаться на него в акте: рукописная правка на одном экземпляре часто не совпадает со вторым.
Что делать, если контрагент не присылает акт? Направить свой экземпляр с сопроводительным письмом и зафиксировать отправку. Порядок одностороннего подписания и срок, после которого работы считаются принятыми, обычно описан в самом договоре — проверьте этот пункт заранее.
Влияет ли качество акта на налоги? Влияет на подтверждение расхода: документ с общей формулировкой подтверждает оплату, но плохо подтверждает связь расхода с деятельностью. Что из этого следует для вашего режима — в гайде про налоги для малого бизнеса.