Учёт доходов и расходов без бухгалтера ведут в одном файле по одному правилу: каждая операция попадает в таблицу в день, когда прошли деньги, и к ней сразу привязывается документ. Так собирается лист операций. Прибыль из него считается отдельно и по другому правилу: по факту оказанной услуги; дата платежа в этом расчёте не участвует. Всё остальное — детали инструмента.
Разваливается самостоятельный учёт по одной причине из десяти возможных, зато стабильно: его начинают с выбора программы. Пока не решено, что считается доходом и какой расход подтверждён, любой инструмент превращается в свалку строк за полтора месяца. В общем случае порядок такой: сначала три правила на листе бумаги, потом файл, и только потом, если понадобится, программа. Есть и исключения — при работе через площадки правила признания дохода приходится уточнять по своему режиму, и на это уходит отдельный вечер.
Что нужно перед началом#
Всё нужное собирается за один вечер. Ждать придётся только выгрузку операций за прошлые периоды, если счёт открыт давно.
| Что нужно | Где взять | Сколько ждать |
|---|---|---|
| Выписка по расчётному счёту за период | интернет-банк, выгрузка в таблицу | сразу |
| Перечень своих обязательных регистров | зависит от режима налогообложения {{ПРОВЕРИТЬ: состав обязательных регистров учёта и отчётности по применяемому режиму и при наличии сотрудников, источник — НК РФ в действующей редакции}} | 1–2 часа на проверку |
| Место для файла с общим доступом | облачный диск | сразу |
| Папка для документов по месяцам | облачный диск или ящик на столе | сразу |
| Список постоянных контрагентов | договоры и счета | 1–2 часа |
Если ещё не понятно, какие платежи и отчёты вообще ваши, начните с перечня обязанностей из гайда про налоги для малого бизнеса: учёт наполняет его цифрами, но не заменяет.
Как вести учёт: шесть шагов#
Шаг 1. Разделить обязательный учёт и управленческий#
Обязательный учёт нужен, чтобы посчитать налог и сдать отчётность: его состав задан режимом и не обсуждается. Управленческий нужен вам — видеть, сколько заработано и куда ушли деньги, — и его состав определяете вы.
Вести их можно в одном файле, но помнить о разнице обязательно: в обязательный учёт попадает не всё, что вы считаете расходом, а только признаваемое по вашему режиму и подтверждённое документом.
Здесь же разводятся два способа смотреть на одни и те же операции, и путать их нельзя. Лист операций ведётся по датам денег: строка появляется в день, когда платёж прошёл. Так он сходится с выпиской и отвечает на вопрос «чем платить в ближайший месяц». Прибыль по этому листу не считается: для неё выручка признаётся по факту оказанной услуги, а расход по факту возникновения, иначе аванс за годовой контракт превратится в прибыльный месяц, а месяц без поступлений — в убыточный. Почему остаток на счёте нельзя принимать за прибыль и как из тех же строк собирается отчёт по начислению, разобрано в материале про шесть дыр в учёте малого бизнеса.
Границы проведены, когда вы можете одним предложением сказать, что обязаны вести по своему режиму и что ведёте дополнительно для себя. И когда понятно, что лист операций и отчёт о прибыли отвечают на разные вопросы.
Шаг 2. Завести один файл и одну структуру#
Инструмент вторичен: таблица в облаке, сервис учёта или бухгалтерская программа — все три работают. Важно, чтобы файл был один и в нём было четыре листа: операции, документы, справочник контрагентов, месячный итог.
Лист операций — основной. Колонки: дата, тип операции, контрагент, назначение, сумма, счёт или касса, статья, номер документа. Больше в начале заводить не нужно — лишние поля не заполняются и разрушают привычку.
Файл заведён, когда колонки названы и в таблицу внесена хотя бы одна реальная операция.
Шаг 3. Задать правила признания#
Здесь возникает большинство ошибок в самостоятельном учёте. Нужно письменно зафиксировать три правила и дальше не отступать от них.
Первое: когда доход считается полученным. Момент зависит от режима налогообложения и способа расчётов, и он не всегда совпадает с датой поступления на счёт — особенно при работе через посредников и площадки, где деньги приходят за вычетом удержаний. {{ПРОВЕРИТЬ: порядок признания доходов по применяемому режиму, включая расчёты через агентов и торговые площадки, источник — соответствующая глава части второй НК РФ}}.
Второе: какой расход считается расходом. Для управленческого учёта — любой, для налогового — только тот, который признаётся по вашему режиму и подтверждён документом. Расход без документа для налоговой не существует, каким бы очевидным он ни был. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень расходов, признаваемых по применяемому режиму, и требования к их документальному подтверждению, источник — соответствующая глава части второй НК РФ в действующей редакции}}.
Третье: как учитываются личные траты. У предпринимателя деньги бизнеса и личные юридически не разделены — это главный источник каши. Рабочее решение: отдельная статья «изъятие» для переводов себе, потому что это не расход, а вывод прибыли.
Правила записаны, когда все три лежат в том же файле на отдельном листе и применяются к спорной операции без раздумий.
Шаг 4. Разнести операции из выписки#
Раз в неделю операции выгружаются из банка, вставляются в лист, и рядом проставляются статья и контрагент.
Десяток операций разносится за четверть часа.
Накопленная сотня — за полдня.
Отсюда правило, которое звучит странно для бухгалтерии, но работает: периодичность здесь важнее аккуратности. Неточно разнесённая, но разнесённая вовремя строка правится за минуту. Не разнесённая вовсе не правится никак. Отдельная забота — наличные и оплаты личной картой: они проходят мимо выписки, и забывают о них чаще всего остального. Вносить их нужно в тот же день, потому что через месяц наличная операция по памяти не восстанавливается. В общем случае этого достаточно, но есть исключение: при регулярных расчётах наличными заводится отдельный лист кассы, иначе сверка остатка перестанет сходиться.
Неделя разнесена, когда в листе операций не осталось строк без статьи и без контрагента.
Шаг 5. Собрать документы под операции#
Строка в таблице без документа — это ещё не учёт. Под каждый расход нужен подтверждающий документ, под каждый доход — то, чем вы подтверждаете реализацию: счёт, акт, накладная, чек, договор.
Структура хранения одинакова у всех, у кого это работает: год, внутри месяцы, внутри — входящие и исходящие. Номер файла ставится в колонку таблицы, чтобы документ находился за секунды.
Проверяйте и качество самих документов: ошибка в реквизитах превращает подтверждённый расход в неподтверждённый — что смотреть, разобрано в чек-листе по счёту и акту.
Документы подшиты, когда у каждой строки расхода есть номер документа, а сам документ лежит в папке своего месяца.
Шаг 6. Закрыть месяц и сверить остаток#
Закрытие месяца делает осмысленным весь предыдущий труд. Порядок: посчитать доходы и расходы за месяц, вывести остаток, сравнить его с фактическим остатком по банку и кассе.
Если остатки сошлись — учёт за месяц закрыт, и трогать его больше не нужно. Если нет — ищите расхождение сразу, пока помните операции. Через два месяца та же разница будет разбираться втрое дольше.
Тем же заходом выведите второе число для себя: сколько отложено под обязательные платежи. Оно не даёт потратить деньги, которые уже принадлежат бюджету.
Месяц закрыт, когда остаток в таблице совпал с остатком по счёту и на листе стоит отметка о закрытии.
Сколько времени и денег#
Регулярный учёт дешевле восстановления: разбор года документов силами бухгалтера всегда случается перед сдачей отчётности и стоит заметных денег.
| Этап | Что делаете | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Настройка | файл, структура, правила признания | 3–5 часов один раз |
| Еженедельно | выгрузка и разнос операций | 15–30 минут |
| Ежемесячно | документы, закрытие, сверка остатка | около часа |
| Ежеквартально | сверка с календарём платежей | около часа |
Прямые расходы при таблице — ноль. При переходе на сервис учёта появляется подписка, и её стоимость сравнивается не с нулём, а с вашим временем на ручной ввод. {{ПРОВЕРИТЬ: актуальные тарифы сервисов учёта для микробизнеса на дату публикации, источник — страницы тарифов самих сервисов}}.
Если не получилось#
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Остаток в таблице не сходится с банком | пропущена операция или комиссия банка | сверить построчно за месяц, начиная с последней недели |
| Расход есть, документа нет | документ не запросили у поставщика вовремя | запросить дубликат; в налоговый учёт расход не берётся до получения |
| Не понятно, доход это или возврат | не задано правило признания | вернуться к шагу 3 и записать правило, затем применить ко всем спорным строкам |
| Таблица заброшена на три месяца | периодичность оказалась нереальной | восстановить по выписке за один заход и снизить частоту до раза в две недели |
| Личные траты смешались с рабочими | нет отдельной статьи изъятий | разнести по статьям задним числом и завести отдельную карту под личные расходы |
Самая опасная строка здесь — вторая: отсутствие документа обнаруживается не в момент траты, а в момент проверки.
Что делать дальше#
Если учёт налажен, а календарь платежей ещё нет — соберите его по гайду про налоги для малого бизнеса.
Если режим налогообложения пока не выбран — сначала закройте этот вопрос: порядок выбора из шести шагов.
Остальные материалы про деньги бизнеса собраны в разделе «Деньги и налоги».
Вопросы и ответы#
Обязательно ли вести учёт, если бизнес маленький? Да, но объём обязательного учёта зависит от режима. При этом даже там, где формальные требования минимальны, без учёта невозможно посчитать налог и доказать расход, поэтому вопрос сводится не к «вести или нет», а к «в каком виде».
Можно ли обойтись банковской выпиской вместо таблицы? Нет. Выписка показывает движение денег, но не показывает статьи, документы и разделение личных и рабочих трат. По выписке невозможно ответить на вопрос, прибылен ли месяц.
Когда пора нанимать бухгалтера? Обычно при появлении первого сотрудника: зарплатные расчёты и отчётность по ним добавляют собственный календарь и высокую цену ошибки. Второй повод — совмещение режимов или работа в нескольких регионах.