Зарплатные расходы — это не оклад из трудового договора, а сумма из 3 слоёв: всё начисленное сотруднику, обязательные платежи сверх начисления и содержание рабочего места. Полная стоимость человека для компании выходит заметно выше цифры в вакансии, и именно она должна попадать в себестоимость, в цену часа и в план на год.
Считать по окладу проще, но такой расчёт ломает сразу две вещи. Цену — потому что в себестоимость попадает не вся стоимость труда. И план по деньгам — потому что в месяцы с отпускными и крупными взносами касса проседает сильнее ожидаемого. Ниже разобрано, из чего состоят зарплатные расходы, что добавляется к окладу, какие статьи чаще всего теряются и как свести всё к стоимости одного рабочего часа.
Из чего складывается стоимость сотрудника#
Первый слой — начисления. Сюда входят оклад, премии и бонусы, доплаты за переработки, ночные смены и работу в выходные, районный коэффициент, отпускные, оплата первых дней больничного, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, выходное пособие. НДФЛ сидит внутри начисленной суммы: он удерживается из неё, а не платится сверх, поэтому расход работодателя не увеличивает.
Второй слой — платежи сверх начисления. Страховые взносы считаются от начисленной суммы и ложатся на работодателя целиком, к ним добавляются взносы на травматизм, тариф которых зависит от класса профессионального риска по виду деятельности. Слой полностью привязан к первому: любая премия автоматически тянет за собой взносы, и это стоит помнить, когда сумма обсуждается «на руки».
Третий слой — содержание. Рабочее место с арендой и мебелью, компьютер и телефон, лицензии на программы, связь, спецодежда, обучение, медосмотры, добровольная медицинская страховка. Сюда же попадает стоимость найма: оплата площадки или рекрутера плюс время руководителя на отбор и адаптацию новичка. Слой оплачивается деньгами так же, как зарплата, но в отчётах обычно лежит в других статьях и с человеком не связывается.
Что добавляется к окладу сверх начисления#
Страховые взносы устроены не плоско. Есть общий тариф, есть пониженный для малого и среднего бизнеса, который применяется к части выплат выше установленного порога, и есть снижение ставки после того, как выплаты сотруднику с начала года превысили предельную базу. Условия льгот и размер базы пересматриваются, поэтому перед планированием их сверяют на текущий год, а не берут из прошлогодней таблицы.
Из этого следует практический эффект: нагрузка на фонд оплаты труда может быть неравномерной по месяцам. После достижения предельной базы тариф по части взносов меняется, поэтому средний процент за год не обязан совпадать с процентом конкретного месяца. Порядок, тарифы и предельную базу сверяют на нужный год.
Удобный рабочий инструмент — коэффициент нагрузки. Берётся полная годовая стоимость сотрудника со всеми взносами и содержанием, делится на его годовой оклад, получается множитель. Дальше любое решение о найме или повышении считается умножением оклада на коэффициент, без пересбора всей таблицы. Пересчитывать множитель имеет смысл раз в год и при смене налогового режима или тарифа взносов.
Скрытые статьи: отпуска, простои, текучесть#
Оплаченное и фактически отработанное время — разные величины. Продолжительность основного и дополнительного отпусков установлена трудовым законодательством, а больничные и иные отсутствия учитываются по своим правилам. Единого коэффициента «месяцев работы в году» нет: он зависит от графика, отпусков и отсутствий конкретного сотрудника. Поэтому стоимость продуктивного часа считают по фактическим данным подразделения, а производственный календарь используют как исходную норму, не как готовый ответ.
Отдельная проблема — пики выплат. Отпускные выдаются до начала отпуска, а не по факту месяца, и в сезон отпусков накладываются на обычную зарплату и взносы. Один такой месяц способен обнулить остаток на счёте при формально прибыльном квартале; механика описана в материале про кассовый разрыв. Лечится это резервом на отпускные, который откладывается равномерно весь год.
Третья статья — текучесть. Она складывается из оплаты подбора, недели или месяцы пустующей должности, времени руководителя на собеседования и периода, пока новичок выходит на нормальную выработку. Признак, по которому проблему видно в цифрах: если за год через должность прошло 2 человека, реальная стоимость этой должности выше расчётной, даже когда оклад ни разу не менялся.
Как посчитать реальную стоимость часа работы#
Расчёт делается в 4 шага. Выгрузить все начисления по сотруднику за 12 месяцев: оклад, премии, доплаты, отпускные, больничные за счёт работодателя. Добавить фактически уплаченные с этих сумм взносы. Добавить расходы на содержание — прямые по человеку и долю общих, разнесённую по головам. Поделить итог на фактически отработанные часы за тот же год.
Полученная ставка закрывает три задачи: она ложится в себестоимость заказа, задаёт минимальную цену часа для услуг и даёт базу для сравнения. Сравнивать штатного сотрудника со ставкой подрядчика по одному окладу бессмысленно — сопоставима только полная стоимость часа; про формат работы без штата разобрано в материале про работу с самозанятыми.
Признаков, что расчёт пора обновить, тоже 3. Фонд оплаты труда со взносами растёт быстрее выручки два квартала подряд. Доля зарплатных расходов в выручке ползёт вверх при неизменном объёме работ. Сумма «стоимость часа, умноженная на оплаченные часы» по направлению заметно превышает выручку этого направления — значит, часть оплаченного времени уходит не туда, куда предполагалось.
Вывод: как поставить учёт зарплатных расходов#
Зарплатные расходы считаются не по окладу, а по трём слоям: начисления, взносы сверх них и содержание рабочего места. НДФЛ удерживается из начисленного дохода сотрудника, а страховые взносы являются отдельным расходом работодателя. Разницу между оплачиваемым и фактически продуктивным временем определяют по данным компании и закладывают в стоимость часа.
Для постановки учёта хватает одной таблицы, где строка — сотрудник, а столбцы такие: годовые начисления, взносы, прямые расходы на человека, доля общих расходов, фактически отработанные часы, стоимость часа. Из неё же выводится коэффициент нагрузки на оклад и месячный план по фонду оплаты труда с учётом пиков.
Начинать стоит с должностей, чьё время попадает в себестоимость продукта или услуги: там разрыв между окладом и реальной стоимостью стоит дороже всего. Проверяется расчёт сложением полной годовой стоимости всех сотрудников и сравнением с суммой фактических платежей по зарплате, налогам и взносам за тот же год. Расхождение больше 10 % означает, что статья потерялась: чаще всего это найм, обучение или премии по итогам года.