Дебиторская задолженность растёт не сама по себе, а там, где за срок оплаты никто не отвечает персонально. Чтобы удержать её, нужны 3 вещи: реестр долгов с датами, лимит отсрочки под каждого клиента и заранее описанный порядок действий с первого дня просрочки. Всё остальное надстраивается поверх этой конструкции.
Опасность дебиторки в том, что она не выглядит проблемой. Отчёт о прибылях показывает хорошие цифры, менеджеры отчитываются о рекордных отгрузках, а платить поставщикам нечем — деньги лежат у клиентов. Долг замечают, когда он уже большой, а половина его состоит из сумм, по которым потеряны акты, забыты договорённости и упущены сроки.
Что считать дебиторкой и как её измерить#
Дебиторская задолженность — всё, что должны компании: отгруженный с отсрочкой товар, выполненные и не оплаченные работы, авансы поставщикам, переплата по налогам, подотчётные суммы у сотрудников. В обиходе дебиторкой называют только просрочку клиентов, но в расчёте оборотных денег участвуют все эти суммы разом.
Измерение начинается с реестра. Одна таблица, в ней строка на каждый неоплаченный документ: клиент, номер и дата отгрузки, сумма, договорный срок оплаты, дата платежа по факту, число дней просрочки. Реестр обновляется раз в неделю в один и тот же день и группируется по возрасту долга: текущий, просрочка до 30 дней, от 30 до 60, свыше 60. Основную опасность несут нижние группы: чем старше долг, тем меньше шанс получить деньги.
Вторая цифра — оборачиваемость дебиторки в днях: средний остаток долга делится на выручку периода и умножается на число дней в периоде. Полученное значение сравнивается с отсрочкой по договорам. Если в договорах стоит 30 дней, а фактически выходит 55, компания кредитует покупателей почти вдвое дольше, чем планировала, и регулярно ловит кассовый разрыв в конце месяца.
Условия в договоре, которые тормозят рост#
Срок оплаты должен быть привязан к событию, которое можно доказать бумагой: дате отгрузки, дате подписания акта или универсального передаточного документа. Формулировки вроде «по мере поступления финансирования» или «после приёмки объекта» превращают срок в бесконечный, а сам договор — в декларацию о намерениях.
Три условия работают как тормоз. Пени за каждый день просрочки: они редко покрывают потери, но переводят разговор с эмоций на счёт. Право приостановить отгрузку и потребовать досрочной оплаты остатка — самый действенный пункт, потому что бьёт по работе клиента, а не по его кошельку. И разбивка платежа: часть авансом, часть по факту отгрузки, остаток с отсрочкой.
Отдельно — первичные документы. Долг подтверждается подписанным актом или накладной, доверенностью получателя и подписанным актом сверки. Сверка раз в квартал полезна дважды: она вскрывает расхождения, пока их ещё помнят обе стороны, и фиксирует признание долга. Претензия остаётся обязательным шагом перед арбитражом, поэтому отправлять её лучше на бумаге почтой, сохраняя опись и квитанцию.
Кредитный лимит и проверка нового клиента#
Отсрочка — это кредит, который компания выдаёт без лицензии и без залога. Значит, решение о ней принимается как кредитное и описывается тремя параметрами: предельная сумма долга, предельный срок, условия обеспечения. Пока лимита нет, его назначает менеджер в моменте, а мотивация менеджера обычно завязана на отгрузку, а не на поступление денег.
Проверка нового покупателя занимает полчаса и делается по открытым источникам: выписка из реестра юридических лиц, дата регистрации, адрес, участие в судебных спорах в картотеке арбитражных дел, открытые исполнительные производства. Свежая компания без истории, массовый адрес и очередь исков от поставщиков — достаточные основания начать работу только по предоплате.
Экономика тоже участвует в решении. Отсрочка стоит денег: пока платёж не пришёл, оборот финансируется либо из прибыли, либо из кредита. Сравните ставку по своему кредиту со своей маржинальностью по сделке: если маржа тонкая, длинная отсрочка съедает её целиком, и выгоднее отдать скидку за предоплату. Лимит новому клиенту ставится небольшим и повышается по истории платежей, а не по обещаниям объёма.
Порядок возврата долга: от звонка до суда#
Работа с просрочкой не должна каждый раз изобретаться заново. Пропишите лестницу по дням и повесьте её на видное место. За 3 дня до срока — короткое напоминание о сумме и дате. Первый день просрочки — звонок ответственному и письмо с реквизитами. Седьмой день — письмо руководителю клиента с актом сверки и расчётом пеней.
Дальше начинается давление. На второй неделе просрочки включается стоп-отгрузка: пока долг не закрыт, новые заказы не собираются. Затем идёт официальная претензия с требованием оплаты и расчётом неустойки, а после неё — либо мировое соглашение с графиком платежей, либо иск. График имеет смысл подписывать только вместе с актом сверки и обеспечением, иначе он просто отодвигает разговор на месяц.
Два правила разговора экономят больше, чем любые пени. Первое: любая договорённость фиксируется письменно в тот же день, хотя бы письмом с текстом «зафиксировали: оплата такого-то числа». Второе: обещание «на следующей неделе» принимается один раз. Второй перенос без платежа означает переход на следующую ступень лестницы, и решение принимает не менеджер, а руководитель.
Вывод: что сделать в ближайшие 2 недели#
Дебиторка управляется не характером переговорщика, а системой из четырёх элементов: реестр, договор, лимит, лестница действий. Каждый из них закрывает свою дыру. Реестр отвечает на вопрос «сколько и у кого», договор даёт основания требовать, лимит не даёт долгу вырасти до опасного размера, лестница действий убирает паузу между просрочкой и реакцией.
Практический минимум на 2 недели выглядит так. Собрать реестр по всем неоплаченным отгрузкам и разложить долги по возрасту. Выделить верхние по сумме позиции и по каждой понять, есть ли подписанные документы. Разослать акты сверки. Назначить лимит суммы и срока хотя бы крупным покупателям. Дописать в шаблон договора срок оплаты в календарных днях, пени и право приостановить отгрузку.
Дальше остаётся ритм. Раз в неделю обновлять реестр и смотреть на группу просрочки старше 30 дней, раз в месяц сверять фактическую оборачиваемость с договорной отсрочкой. Как только фактический срок начинает уползать, причина всегда конкретна: новый крупный клиент без лимита, менеджер, который боится звонить, или отгрузка без подписанных документов.