Перед первым наймом проверяются четыре вещи по порядку: сколько на самом деле стоит рабочее место, какой формой оформляется работа, какие документы нужны до первого рабочего дня и какие платежи появятся сразу после. Деньги идут первыми: остальное имеет смысл, когда фонд на три месяца уже есть.
Ниже — 22 пункта с нормой у каждого и указанием, где эту норму смотреть.
Кому и когда пригодится#
Список рассчитан на предпринимателя, который нанимает первого человека и до этого работал сам. Момент применения один: кандидат найден, договорённость по деньгам достигнута, дата выхода не назначена.
Он не подходит для найма второго и последующих сотрудников и для случаев, когда вы привлекаете подрядчика на разовую задачу: там проверяется договор, а не кадровый комплект. Оговорка: тот материал написан с позиции исполнителя, который заключает договор с заказчиком. Логика та же, но роли в нём зеркальны вашим. Если статуса предпринимателя ещё нет, начните с регистрации.
Как пользоваться#
Проход занимает около двух часов, делать его лучше за неделю до предполагаемой даты выхода: часть пунктов требует времени на подготовку документов. Понадобятся расчёт себестоимости ваших услуг, выписка по счёту за три месяца и доступ в личный кабинет налоговой. Каждый пункт помечается как «ок», «замечание» или «неприменимо».
Правило остановки: три и более непройденных пункта из первого блока — наём откладывается. Не потому что дорого, а потому что решение принимается по остатку на счёте и заканчивается расставанием через два месяца.
Блок 1. Деньги: полная стоимость рабочего места (5 пунктов)#
Считается до разговора о зарплате, а не после.
- Посчитана полная стоимость места, а не оклад. Оклад, взносы работодателя, оборудование, место, программы. Норма: расчёт на месяц и на год в одной таблице. {{ПРОВЕРИТЬ: тарифы страховых взносов, пониженные тарифы для малого и среднего бизнеса и взносы на травматизм, источник — гл. 34 НК РФ}}.
- Понятно, что удерживается из зарплаты, а что платится сверх неё. Норма: три разных числа — «на руки», начисление, расходы работодателя. {{ПРОВЕРИТЬ: ставка НДФЛ и порядок удержания налоговым агентом, источник — гл. 23 НК РФ}}.
- Фонд на испытательный период отложен. Проверьте по выписке. Норма: деньги на весь срок испытания уже на счёте, а не ожидаются от будущих продаж. Цена вопроса: увольнение «не потянули» через полтора месяца.
- Задача сотрудника переведена в деньги или часы. Норма: «освобождает {N} часов в неделю» или «закрывает {N} заказов в месяц». Как считать свой час — в материале про себестоимость услуги.
- Посчитан сценарий расставания. Норма: известны сроки предупреждения и выплаты, в том числе на испытательном сроке. {{ПРОВЕРИТЬ: сроки предупреждения и состав выплат при увольнении, источник — ТК РФ}}.
Блок 2. Форма отношений и риск переквалификации (6 пунктов)#
Самый дорогой блок по последствиям: ошибка всплывает при проверке и стоит доначислений за весь период.
- Форма выбрана осознанно: трудовой договор, самозанятый или подряд. Норма: постоянная работа по графику, на вашем месте, с подчинением правилам — это трудовые отношения независимо от названия документа. {{ПРОВЕРИТЬ: признаки трудовых отношений и последствия их подмены гражданско-правовым договором, источник — ст. 15 и 19.1 ТК РФ}}.
- Проверены признаки подмены. График, ваше место, ваше оборудование, выплаты в одни и те же даты, подчинённость, единственный заказчик. Норма: ноль совпадений для договора с самозанятым.
- Для самозанятого проверен статус на дату оплаты. Норма: статус подтверждён в день расчёта, чек получен тогда же. Если не прошло: расход не подтверждён, а при утрате статуса возникают обязанности налогового агента.
- Проверено ограничение по бывшему работодателю. Норма: с бывшим работником режим налога на профессиональный доход не применяется. {{ПРОВЕРИТЬ: срок ограничения, источник — закон о налоге на профессиональный доход}}.
- Для подряда описан результат, а не функция. Норма: в предмете конкретный результат и срок, оплата привязана к акту, а не к месяцу.
- Для иностранного работника проверены статус и уведомления. Норма: разрешительные документы в порядке, уведомление направлено в срок. {{ПРОВЕРИТЬ: срок уведомления о заключении договора с иностранным гражданином и размер штрафа}}.
Блок 3. Документы, готовые до первого рабочего дня (6 пунктов)#
Ключевое слово — «до». Допуск к работе раньше оформления сам по себе создаёт трудовые отношения.
- Трудовой договор подписан до фактического допуска. Норма: два экземпляра, подпись работника на вашем. {{ПРОВЕРИТЬ: срок оформления договора при фактическом допущении к работе и ответственность за нарушение, источник — ст. 67 ТК РФ и КоАП РФ}}.
- Определён перечень обязательных кадровых документов. Норма: перечень выписан и закрыт. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень обязательных кадровых документов и условия применения типовой формы трудового договора микропредприятием}}.
- Решён вопрос со сведениями о трудовой деятельности. Норма: понятно, ведётся ли бумажная трудовая книжка и в какой срок подаются сведения. {{ПРОВЕРИТЬ: состав и сроки подачи сведений о приёме на работу}}.
- Оформлены основания обработки персональных данных работника. Норма: основания определены, ответственный назначен, работник ознакомлен под подпись. Если не прошло: штрафы здесь одни из самых высоких. {{ПРОВЕРИТЬ: обязанности работодателя как оператора персональных данных}}.
- Закрыты требования по охране труда. Норма: вводный инструктаж проведён, ответственный назначен, срок специальной оценки условий труда определён. {{ПРОВЕРИТЬ: сроки специальной оценки для новых рабочих мест и требования к обучению по охране труда}}.
- Проверены отраслевые требования: медосмотр и воинский учёт. Норма: известно, обязателен ли медосмотр для должности. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень работ с обязательным медосмотром и обязанности работодателя по воинскому учёту}}.
Блок 4. Платежи, отчётность и первый месяц (5 пунктов)#
Здесь появляется то, чего у предпринимателя без сотрудников не было, — регулярные даты, не зависящие от выручки.
- Даты выплаты зарплаты определены и вписаны в договор. Норма: выплата не реже чем каждые полмесяца, конкретные числа зафиксированы. {{ПРОВЕРИТЬ: требования к срокам выплаты заработной платы и ответственность за задержку, источник — ст. 136 ТК РФ}}.
- Настроен расчёт и уплата НДФЛ и взносов. Норма: известны сроки перечисления и порядок подачи уведомлений об исчисленных суммах. {{ПРОВЕРИТЬ: сроки уплаты НДФЛ и взносов и сроки уведомлений в рамках единого налогового счёта}}.
- Выписан календарь отчётности по сотрудникам. Норма: перечень отчётов с датами на год вперёд. Если не прошло: штрафы приходят независимо от того, была ли выручка. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень отчётности работодателя и сроки представления}}.
- Решено, кто ведёт кадры и зарплату. Норма: названо конкретное лицо или сервис и известна стоимость. {{ПРОВЕРИТЬ: стоимость кадрового и зарплатного сопровождения на дату публикации}}.
- Определён критерий прохождения испытания. Норма: измеримый результат на конец испытательного срока, записанный до выхода. Цена вопроса: без критерия расставание проходит тяжелее и дороже.
Как оформить результат#
Итог прохода — три документа: расчёт стоимости места, комплект кадровых бумаг и календарь дат. Формулировки, которые можно вписать дословно:
— «Полная стоимость рабочего места — {сумма} в месяц при окладе {сумма}; фонд на испытательный период зарезервирован {дата}». — «Испытание считается пройденным, если к {дата} сотрудник самостоятельно закрывает {N} заказов в неделю без переделок».
| Что проверяем | Результат | Где хранится |
|---|---|---|
| Полная стоимость места | таблица с расчётом на год | файл учёта |
| Форма отношений | подписанный договор | папка кадровых документов |
| Комплект документов | перечень с отметками | папка кадровых документов |
| Календарь платежей | даты на год вперёд | календарь с напоминаниями |
Куда складывать эти цифры, чтобы они не потерялись, — в разборе дыр в учёте малого бизнеса.
Что делать, если пункт не прошёл#
| Что не прошло | Чем это грозит | Что делать |
|---|---|---|
| Фонд на испытательный период не отложен | расставание через 1–2 месяца из-за нехватки денег | отложить наём или сузить задачу до подряда |
| Работа трудовая, оформлена подрядом | переквалификация с доначислением налогов, взносов и штрафов | оформить трудовой договор, при сомнениях — консультация |
| Допуск к работе раньше подписания | отношения признаются возникшими, нарушение срока наказуемо | оформить договор в установленный срок с даты фактического допущения, указав в нём эту дату |
| Не оформлены основания обработки данных | нарушение законодательства о персональных данных | закрыть до первого рабочего дня |
| Нет календаря отчётности | штрафы за непредставление отчётов | выписать даты на год вперёд с напоминанием за неделю |
| Нет критерия испытания | конфликтное расставание и потеря трёх месяцев | сформулировать измеримый результат письменно |
Вопросы и ответы#
Может ли предприниматель нанимать сотрудников? Да, статус работодателя возникает у него так же, как у компании: с обязанностью оформлять договоры, платить взносы и сдавать отчётность. Ограничения есть у отдельных налоговых режимов — например, режим налога на профессиональный доход наём по трудовым договорам не допускает.
Что дешевле: сотрудник или самозанятый? Прямые расходы по договору с самозанятым обычно ниже, но выбор делается не по цене. Если работа по характеру трудовая, экономия оборачивается доначислением за весь период.
Можно ли взять человека на испытательный срок без оформления? Нет. Испытание — условие трудового договора, а не альтернатива ему. Работа без оформления создаёт те же обязанности, но без защиты для обеих сторон.