Себестоимость услуги считается в два действия: сначала стоимость вашего часа — постоянные расходы и зарплата, делённые на оплачиваемое время месяца, — затем себестоимость заказа: эта ставка, умноженная на трудоёмкость, плюс прямые расходы. Налоги и комиссии добавляются сверху.
Главная ошибка живёт в знаменателе. Считать нужно не рабочее время, а оплачиваемое: часть месяца уходит на переговоры, сметы, документы и поиск клиентов, и его кто-то должен оплатить — фактически это делают те заказы, которые вы всё-таки сделали.
Что нужно перед началом#
Расчёт делается по факту. Память в этом месте систематически ошибается в свою пользу. Понадобятся данные за последние три месяца — один месяц даёт слишком случайную картину.
| Что нужно | Где взять | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Все расходы за 3 месяца | выписка по счёту и по личной карте | 40–60 минут |
| Список выполненных заказов | акты, счета, календарь | 20–30 минут |
| Фактические часы по заказам | календарь, заметки, тайм-трекер | 20–40 минут |
| Ваш налоговый режим и ставка | уведомление о применении режима | 5 минут |
| Комиссии за приём оплаты | договор эквайринга, отчёт площадки | 10 минут |
Если расходы за три месяца не собираются, потому что личные и рабочие деньги идут через одну карту, сначала придётся их разделить: без этого любой расчёт будет спором с самим собой. Как это устроено и что ещё ломается вместе с этим — в разборе дыр в учёте малого бизнеса.
Как посчитать себестоимость: семь шагов#
Шаг 1. Разложить расходы на три группы#
Возьмите выписку и разнесите каждую операцию в одну из трёх колонок.
- Прямые расходы заказа — то, чего не было бы без конкретного заказа: материалы, расходники, поездка на объект, подрядчик, комиссия за приём оплаты именно этой суммы.
- Постоянные расходы дела — то, что вы платите независимо от количества заказов: связь, программы, аренда, реклама, обслуживание счёта, страховые взносы за себя.
- Личные расходы — всё остальное. Они в расчёт не входят, но именно из-за них выписка выглядит пугающе.
Расходы разнесены, когда каждая операция за три месяца попала ровно в одну группу и суммы по группам сходятся с общим оборотом.
Шаг 2. Посчитать оплачиваемые часы месяца#
Возьмите месяц и вычитайте по порядку: из календарных дней — выходные и отпуск, из оставшихся рабочих часов — время на переговоры, сметы, документы, закупку, обучение, поездки и поиск клиентов. Остаток и есть оплачиваемые часы, то есть те, что вы предъявляете клиенту в счёте. Считать их нужно по факту и не меньше двух недель подряд, иначе цифра выйдет не расчётной, а желаемой. Оценка «по ощущению» завышена почти у всех, и причина понятная: время, потраченное на несостоявшиеся сделки, помнится плохо, а на состоявшиеся — хорошо. В общем случае двух недель замера хватает, но есть исключения: у сезонного дела февраль и июль дадут разные числа, и тогда берут среднее по двум замерам.
Знаменатель найден, когда у вас есть одно число: сколько часов в месяц вы реально продаёте. {{ПРОВЕРИТЬ: при наличии собственных замеров — привести типичную долю оплачиваемых часов с описанием, как считали}}.
Шаг 3. Назначить себе зарплату#
Пока ваш труд не стоит в расчёте конкретной суммой, прибыль в нём будет фиктивной: вы просто заберёте деньги позже и не заметите этого.
Ориентир — сколько вам платили бы за ту же работу по найму. Это не потолок и не цель, а нижняя граница: если дело не приносит даже её, вы работаете за возможность работать.
Зарплата назначена, когда записана сумма месячного дохода, которую вы считаете нормой. Мечта в этой строке не годится.
Шаг 4. Посчитать стоимость часа#
Формула одна:
Стоимость часа = (постоянные расходы за месяц + ваша зарплата) ÷ оплачиваемые часы
Это себестоимость часа. Ценой она станет позже. В ней ещё нет ни налогов, ни прямых расходов заказа, ни прибыли — только то, во что вам обходится один проданный час работы.
Цифра почти всегда оказывается выше ожидаемой, и это нормальный результат. До расчёта ставку прикидывают делением желаемого дохода на всё рабочее время; знаменатель при этом получается больше настоящего в полтора-два раза.
Ставка получена, когда она посчитана и вы можете назвать оба числа, из которых она вышла.
Шаг 5. Собрать прямые расходы конкретной услуги#
Теперь берётся одна типовая услуга. Нужны две вещи: сколько часов она занимает от первого контакта до сдачи и какие расходы возникают только из-за неё.
| Статья | Как считать | Значение |
|---|---|---|
| Часы работы | замер по трём последним заказам | ваша цифра |
| Стоимость часа | из шага 4 | ваша цифра |
| Материалы и расходники | по чекам | ваша цифра |
| Транспорт и поездки | по факту | ваша цифра |
| Подрядчик или помощник | по договору | ваша цифра |
| Итого себестоимость | часы × стоимость часа + прямые расходы | ваша цифра |
Услуга посчитана, когда в таблице стоит итог и каждая строка подтверждается документом или замером.
Шаг 6. Добавить налоги, комиссии и неоплачиваемую работу#
Три вещи, которые в себестоимость не входят, но обязаны попасть в цену.
Налоги и взносы. Налог считается от выручки или от разницы между доходами и расходами, то есть от цены, а не от себестоимости. Прибавить его внутрь расчёта нельзя: цену поднимают так, чтобы после уплаты осталась запланированная сумма. Разница между этими двумя действиями на одном заказе выглядит копеечной, а на годовом обороте выходит в размер отпуска. Норма приводится по редакции, действующей на дату публикации; перед расчётом ставку сверяют заново, потому что меняется она чаще всего остального в этой таблице. {{ПРОВЕРИТЬ: ставка вашего налогового режима и порядок уменьшения налога на страховые взносы, источник — уведомление о применяемом режиме и гл. 26.2 или 26.5 НК РФ}}.
Комиссии за приём денег. Эквайринг, комиссия площадки, платёж по частям — всё это удерживается до того, как деньги дойдут до счёта. Способы приёма оплаты и их устройство разобраны в материале про приём платежей от клиентов. {{ПРОВЕРИТЬ: ваши действующие ставки комиссий по договору эквайринга и отчётам площадок}}.
Работа, которая не оплачивается. Переделки по вине исполнителя, выезды на замер без сделки, консультации до договора. Эти часы вы уже вычли из оплачиваемых на шаге 2 — а значит, их стоимость распределилась по проданным часам. Отдельно стоит учесть стоимость привлечения клиента: сколько вы тратите на рекламу, чтобы получить одну сделку. Порядок расчёта — в инструкции сколько стоит заявка.
Цена собрана, когда для каждой услуги известны себестоимость и минимальная цена, ниже которой заказ приносит убыток.
Шаг 7. Проверить расчёт на заказе прошлого месяца#
Возьмите реальный завершённый заказ и подставьте в модель его часы и расходы. Сравните результат с тем, что вы за него получили.
Расхождение больше чем на четверть означает ошибку в замере часов: забывают, как правило, время на согласования и правки. Проверьте на втором заказе, прежде чем менять формулу.
Модель проверена, когда расчёт совпал с фактом на двух заказах подряд.
Сколько времени занимает расчёт#
| Этап | Кто делает | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Сбор расходов за 3 месяца | вы | 40–60 минут |
| Замер оплачиваемых часов | вы | 2 недели наблюдения, 30 минут сведения |
| Расчёт стоимости часа | вы | 20 минут |
| Таблица по услугам | вы | 30–60 минут на первую, 10 на каждую следующую |
| Пересмотр | вы | раз в квартал, 30 минут |
Отдельных расходов у этого этапа нет — только время. Расчёт пересматривается при изменении постоянных расходов, ставки налога или объёма загрузки; ежемесячно его трогать не нужно.
Если расчёт не сходится#
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Себестоимость выше цены, по которой вы работаете | часы занижены или постоянные расходы не собраны полностью | пересобрать расходы по выписке и замерить часы по факту |
| Ставка кажется завышенной | оплачиваемого времени мало: много уходит на несделки | считать не ставку, а загрузку: цена не изменится, пока не изменится оплачиваемая доля |
| По расчёту прибыль есть, а денег нет | прибыль по начислению не равна деньгам: часть выручки в дебиторке | вести реестр дебиторки и авансов |
| Клиент отказывается платить расчётную цену | цена сравнивается с ценой конкурента без учёта состава работ | вынести состав работ в приложение к договору и показать, что входит |
| Крупный клиент оказался убыточным | больше согласований и правок при той же цене | замерить часы отдельно по этому клиенту и пересчитать цену для него |
| Цифры сходятся, но прибыли мало | заложена только зарплата, прибыли в модели нет | прибыль закладывается сверх зарплаты отдельной строкой |
Что делать дальше#
Если расходы не собираются, потому что деньги смешаны, — сначала закройте дыры в учёте: расчёт себестоимости на них и держится.
Если цена посчитана, но клиенты спорят об объёме — перепишите договор с клиентом, начиная с раздела о том, что в цену не входит.
Если по расчёту вы упираетесь в потолок собственного времени — считайте стоимость первого сотрудника: это единственный способ продать больше, чем помещается в ваш календарь.
Вопросы и ответы#
Чем себестоимость отличается от цены? Себестоимость — то, во что услуга обходится вам. Цена — то, что платит клиент; в неё сверх себестоимости входят налоги, комиссии и прибыль. Цена, равная себестоимости, означает работу в убыток, потому что налог всё равно будет уплачен.
Нужно ли включать в расчёт свою зарплату, если я работаю один? Обязательно. Без неё расчёт показывает, что дело прибыльно, тогда как на самом деле вы просто не платите себе. Зарплата — расход, прибыль считается после неё.
Как считать, если каждая услуга уникальна? Считать не услугу, а час: стоимость часа одинакова для всех работ, а различаются только количество часов и прямые расходы. Для оценки нового заказа достаточно назвать часы.
Как часто пересчитывать? Раз в квартал и внепланово при изменении постоянных расходов, ставки налога или загрузки. Ежемесячный пересчёт даёт шум вместо точности.