Три числа описывают пост целиком: сколько часов он открыт за период, сколько из них оплатил клиент и сколько денег принёс один оплаченный час. Всё остальное, включая выручку из кассы, считается из этих трёх.
Чужих цифр в расчёте не будет. Ставка нормо-часа, длительность типовых работ и доля постоянных расходов у каждого сервиса свои, и среднее по городу здесь только мешает: смысл расчёта в том, чтобы увидеть собственное отклонение от прайса. Считать надо по нарядам минимум за месяц. Замер фактической длительности работ идёт параллельно, две-три недели. И период выбирается так, чтобы в него не попала половина сезонного пика: в ноябре и в конце апреля шиномонтажный участок даёт картину, которую потом не с чем сравнивать.
Что нужно перед началом#
Расчёт держится на нарядах. Если наряды заполняются по-разному или часть работ уходит мимо них, считать пока нечего: сначала наводится порядок в первичке.
| Что нужно | Где взять | Зачем |
|---|---|---|
| Наряды за период не меньше месяца | Своя система или бумажный архив | Единственный источник проданных часов |
| Фактическая длительность типовых работ | Замер по нарядам или секундомер на смене | Норматив из справочника завышает или занижает свои цифры |
| График работы постов | Табель, расписание смен | Даёт фонд времени |
| Постоянные расходы за период | Выписка по счёту, аренда, зарплата, коммуналка | Без них выручка за час ничего не значит |
| Разделение выручки на работу и запчасти | Наряды и накладные | Считаем то, что занимает подъёмник |
Если наряды сейчас не ведутся вообще, начните с них и вернитесь к расчёту через месяц. Как разложить расходы и доходы, чтобы они попадали в один период, разобрано в инструкции по учёту доходов и расходов.
Как считать: пошагово#
Шаги идут от простого к дорогому: сначала то, что берётся из графика, потом то, что требует разбора нарядов.
Шаг 1. Договоритесь, что считается проданным часом#
Проданный час это час работы мастера, оплаченный клиентом в наряде.
Не час, который машина простояла на подъёмнике.
И не час, который мастер отработал.
Разница выглядит занудством ровно до первого расчёта. Машина стоит на посту сутки и ждёт втулку от поставщика: пост занят, продано ноль. Мастер полсмены ищет деталь на собственном складе: отработано полсмены, продано ноль. Приёмщик в это время обещает клиенту «завтра к обеду», потому что видит занятый пост и считает его работающим. Три человека заняты, товара нет. В отчёте о выручке такой день выглядит обычным, и потому он повторяется.
Записано и работает, когда определение уместилось в одну строку и одинаково понимается приёмщиком и мастером.
Шаг 2. Посчитайте фонд часов поста#
Фонд это то, сколько часов пост в принципе мог продавать за период. Считается из графика: число рабочих дней умножить на длительность смены.
Из фонда сразу вычитается всё, что постом не является: плановое обслуживание оборудования, время на уборку, если она не входит в наряд, дни, когда пост занят под хранение или под свою машину.
Считайте по каждому посту отдельно. Сервис целиком в этом расчёте бесполезен: подъёмник, яма, шиномонтажный стенд и кузовной участок продают разные часы по разной цене, и сложенные вместе они дают среднюю температуру. Кузовной пост может месяц стоять пустым и утащить вниз загрузку всего сервиса, а слесарный в это же время работать в две смены. По общей цифре вы увидите «нормально» и ничего не сделаете. По раздельной видно, какой именно пост стоит денег и не отбивает их.
Число получено, когда по каждому посту есть одно значение: доступных часов за период.
Шаг 3. Посчитайте проданные часы#
Из нарядов за период выбираются часы работ, разнесённые по постам. Сумма и есть проданные часы.
Здесь всплывают три типовые потери, и их надо не сгладить, а выписать отдельно:
- Ожидание запчасти на посту. Машина стоит, пост занят, часы не продаются. Порядок работы со складом разобран в инструкции по запчастям и складу.
- Переделка. Повторный визит по той же неисправности занимает пост, но второй раз клиенту почти никогда не продаётся. Держите её отдельной строкой. Слово «издержки» здесь закрывает вопрос и прячет часы.
- Работы вне наряда. Подтянуть, посмотреть, проверить по просьбе постоянного клиента. Каждая мелочь занимает пост и не попадает ни в один отчёт.
Готово, когда проданные часы посчитаны по каждому посту, а три вида потерь выписаны отдельными числами.
Шаг 4. Отделите работу от запчастей#
В выручке из кассы смешаны две разные вещи: оплата труда и перепродажа деталей. Для расчёта поста нужна только первая.
Причина простая: наценка на запчасть не занимает подъёмник.
Дальше начинается самое неприятное. Сервис с большой долей деталей в выручке выглядит прибыльным при полупустых постах, и владелец в этот момент уверен, что дело в хорошем ремонте. Потом поставщик поднимает цены или клиент приносит деталь с собой, и выясняется, что зарабатывало снабжение, а ремонт всё это время держали в минусе. Отделить одно от другого можно только заранее. Задним числом наряд с одной строкой «ремонт под ключ» не расщепляется никакими силами.
Разделение делается по нарядам: строки работ отдельно, строки материалов отдельно. Если сейчас в наряде одна общая сумма, прошлый период уже не разложить, придётся считать со следующего.
Считать можно, когда по периоду есть две суммы: выручка за работу и выручка за материалы.
Шаг 5. Соберите расходы, которые несёт пост#
Расходы делятся на три группы, и смешивать их нельзя.
| Группа | Что входит | Как относится к посту |
|---|---|---|
| Прямые по работе | Зарплата мастера за выполненные наряды, расходники смены | Целиком на пост, где работа сделана |
| Постоянные сервиса | Аренда, охрана, коммуналка, зарплата приёмщика, реклама, налоги | Распределяются по постам, способ фиксируется один раз |
| Не относящиеся к работе | Закупка запчастей под заказ, доставка деталей | В расчёт часа не входят, живут в снабжении |
Способ распределения постоянных расходов выбирается один раз и потом не меняется: по числу постов, по фонду часов или по проданным часам. Любой из трёх годится, лишь бы периоды оставались сравнимыми. Общая логика разбора себестоимости услуги описана в материале о себестоимости.
Готово, когда каждый рубль расходов отнесён к одной из трёх групп и ни один не посчитан дважды.
Шаг 6. Сведите таблицу и посчитайте загрузку мастеров#
Теперь всё складывается. По каждому посту считаются четыре величины: загрузка (проданные часы поделить на фонд), выручка за работу, расходы, результат.
| Строка | Как получается | Что показывает |
|---|---|---|
| Фонд часов | График минус простои по оборудованию | Верхняя граница возможного |
| Проданные часы | Сумма часов работ из нарядов | Реальный товар |
| Загрузка | Проданные поделить на фонд | Где узкое место: в потоке или в цехе |
| Выручка за работу | Наряды без строк материалов | Единственный доход поста |
| Выручка за проданный час | Выручка за работу поделить на проданные часы | Фактическая ставка; прайсовая от неё отличается всегда |
| Расходы на пост | Прямые плюс доля постоянных | Что нужно перекрыть |
| Результат поста | Выручка минус расходы | Решение по посту |
Загрузка мастеров считается отдельно и по той же схеме: фонд рабочих часов мастера, проданные им часы, отношение. Числа расходятся, и расхождение говорит больше, чем каждое по отдельности. Пост загружен, мастер нет: не хватает рук на другом участке или мастер занят не работой. Мастер загружен, пост нет: узкое место в оборудовании или в очереди на подъёмник.
Готово, когда таблица заполнена по каждому посту и по каждому мастеру, а даты периода записаны рядом.
Сколько времени это занимает#
| Этап | Что делаете | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Сбор нарядов за период | Выгрузка или разбор бумаг | 1-3 часа |
| Замер фактической длительности работ | Наблюдение по сменам | 2-4 недели, параллельно |
| Разделение работы и материалов | Разбор строк нарядов | 1-2 часа |
| Сбор и распределение расходов | Выписка и договорённость о способе | 2-3 часа |
| Сведение таблицы | Заполнение по постам и мастерам | 1 час |
| Повторный расчёт в следующем месяце | По готовой схеме | 30-40 минут |
Первый расчёт занимает вечер, если наряды в порядке, и неделю, если их нужно восстанавливать. Второй и последующие быстрые: схема уже описана, меняются только числа.
Если цифры не сходятся#
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Загрузка высокая, денег нет | Часы продаются ниже расчётной ставки: скидки, переделки, «по-дружески» | Сверить выручку за проданный час с прайсовой ставкой, разницу разложить по причинам |
| Выручка растёт, загрузка стоит | Растёт доля запчастей, а не работы | Разделить наряды и смотреть только строку работ |
| Проданных часов больше, чем фонд | Часы разнесены не по тому посту либо работа шла сверхурочно | Проверить разнесение и учесть сверхурочные отдельно |
| Мастер загружен, пост пустой | Мастер занят не ремонтом: снабжение, поиск детали, разговоры с клиентами | Вынести снабжение и приёмку из времени мастера |
| Пост занят, часы не продаются | Машина ждёт запчасть или согласования | Считать время ожидания отдельной строкой, разбирать по работе со складом |
| Числа скачут от месяца к месяцу | Сезон | Сравнивать с тем же месяцем прошлого года, а не с предыдущим |
Что делать дальше#
Если загрузка низкая и постов больше, чем машин, задача в потоке: гайд о привлечении клиентов в сервис.
Если загрузка высокая, а результат отрицательный, разбирайте ставку и потери на переделках через разбор причин невозврата клиентов.
Если посты стоят из-за ожидания деталей, начните со склада: инструкция по работе с запчастями.
Вопросы и ответы#
Брать нормативы длительности из справочника или мерить самому?
Мерить самому, а справочник использовать как ориентир при согласовании с клиентом. Норматив рассчитан на другое оборудование, другой опыт мастера и машину без коррозии. Расхождение между нормативом и фактом это и есть ваша реальная себестоимость часа.
Как считать пост, на котором работают двое?
По фонду поста. Складывать фонды двух мастеров нельзя: пост один, и продать он может ровно столько часов, сколько открыт. Второй мастер сокращает длительность работы и не увеличивает фонд. Загрузка самих мастеров считается отдельно, по своему фонду у каждого.
Нужно ли считать шиномонтаж по той же схеме?
Да, но с поправкой на сезон: у шиномонтажа фонд и проданные часы за год распределены неравномерно, и месячная загрузка сама по себе ничего не говорит. Сравнивать нужно с тем же периодом прошлого сезона, а окупаемость оборудования считать на годовом горизонте.
Что делать с бесплатной диагностикой?
Считать её проданным часом по нулевой цене и выписывать объём отдельно. Тогда видно, сколько часов поста уходит на бесплатное и окупается ли это последующими работами. Решение принимается по одной цифре: доля переходов в платный ремонт. Ощущение, что «диагностика приводит клиентов», к этой доле отношения не имеет.