Две вещи должны быть у каждой детали: владелец задачи и адрес. Владелец это конкретный наряд либо ходовой запас, адрес это полка. Деталь без владельца и без адреса и есть замороженные деньги.
Считать эти деньги принято по сумме недостачи, и это самая дорогая ошибка в теме. Пропавшая колодка стоит своей цены, и только. Пост, который сутки стоит из-за неё, стоит смены выручки. Сорванный клиенту срок стоит клиента, а зимой, когда очередь на подъёмник расписана на три дня вперёд, ещё и двух соседних заказов, которые вы не взяли. Поэтому склад в сервисе считают часами простоя, и уже после этого рублями остатка.
Что нужно перед началом#
Порядок начинается с двух решений: кто отвечает за склад и что считается складом. Программа учёта в этом списке третья, и без первых двух она бесполезна.
| Что нужно | Где взять | Зачем |
|---|---|---|
| Один ответственный за заказ и выдачу деталей | Договорённость внутри смены | Пока заказывать может любой, остаток не сойдётся |
| Отдельное запираемое помещение или стеллаж | Своё помещение | Детали в багажнике и под верстаком в учёт не попадают |
| Список поставщиков с условиями возврата | Свои договоры и переписка | Половина потерь возникает на невозвращённой детали |
| Наряды с отдельными строками материалов | Своя система или бланк | Без разделения нельзя связать деталь с ремонтом |
| Данные о простоях из-за ожидания детали | Журнал или отметки в наряде | Показывают настоящую цену беспорядка |
Если наряды сейчас не делят работу и материалы, начните с них: связать деталь с ремонтом задним числом не получится. Как считается время поста, потерянное на ожидании, разобрано в инструкции об экономике поста.
{{ПРОВЕРИТЬ: условия возврата и сроки претензий по каждому своему поставщику, по действующим договорам, а также требования к документам на деталь}}
Как навести порядок: пошагово#
Шаги идут по возрастанию трудоёмкости. Первые два делаются за день, инвентаризация занимает основное время.
Шаг 1. Разделите детали на три потока#
Это главное решение, и оно определяет всё остальное. Потоки живут по разным правилам, и общая полка для них означает, что правил нет.
- Под конкретный ремонт. Деталь заказана под наряд и под машину. У неё есть владелец, срок и ожидающий пост.
- Ходовой запас. Позиции, которые расходуются постоянно: фильтры, колодки, лампы, крепёж, жидкости. Владельца нет, есть минимальный остаток.
- Расходники смены. То, что не продаётся клиенту строкой: ветошь, очистители, перчатки, метизы россыпью. Учитывается объёмом, а не штуками.
Смешение первого и второго потока и создаёт основную потерю. Деталь, заказанная под машину, которая не приехала, автоматически становится ходовым запасом, хотя ходовой она не является: лежать она будет до тех пор, пока не появится такая же машина.
Готово, когда каждая позиция на складе отнесена к одному из трёх потоков, а стеллаж разделён физически.
Шаг 2. Назначьте одного ответственного и одно место#
Кладовщик для этого не нужен. В сервисе на два поста ответственным становится приёмщик, и название должности тут значения не имеет. Значение имеет одно: заказывает и выдаёт один человек.
Мастер не заказывает деталь сам.
И с полки сам не берёт.
Он подаёт заявку, получает деталь под наряд, расписывается или отмечает в системе.
Выглядит это бюрократией ровно до первой инвентаризации. Дальше выясняется, что за квартал со склада ушло позиций на заметную сумму, и назвать, куда именно, не может никто. Каждый брал по мелочи и по делу. Каждый собирался отметить потом. Никто не помнит, под какой наряд ушла вторая пачка колодок, и спорить об этом бессмысленно, потому что правы все.
Место одно и запираемое. Всё, что лежит вне его, складом не является и в учёт не попадает: это касается и багажника снабженца, и подоконника в приёмной.
Шаг закрыт, когда назван ответственный, склад запирается, а выдача фиксируется хотя бы отметкой в наряде.
Шаг 3. Опишите путь детали от заявки до наряда#
Путь состоит из шести состояний, и каждая деталь в каждый момент находится ровно в одном. Состояния записываются один раз, на лист.
| Состояние | Кто отвечает | Что должно быть зафиксировано |
|---|---|---|
| Заявка от мастера | Мастер | Наряд, машина, позиция, срочность |
| Заказ поставщику | Ответственный | Поставщик, цена, обещанный срок |
| В пути | Ответственный | Дата ожидаемого прихода |
| На складе под наряд | Ответственный | Полка, наряд, дата прихода |
| Выдана в работу | Ответственный | Наряд, дата, кто получил |
| Возврат или списание | Ответственный | Причина, документ, срок претензии |
Больше всего денег теряется между третьим и четвёртым состоянием и на последнем. В пути деталь никто не считает потерянной, хотя срок уже сорван. На возврате деталь просто остаётся лежать, потому что срок претензии поставщику прошёл.
Готово, когда любой человек в смене может назвать состояние любой заказанной детали, не спрашивая ответственного.
Шаг 4. Проведите первую инвентаризацию#
Инвентаризация делается один раз целиком, дальше поддерживается выборочно. Считается всё, включая то, что лежит без документов.
Порядок такой. Склад закрывается на выдачу, каждая позиция пересчитывается вживую и записывается: наименование, номер, количество, полка. Потом список сверяется с приходными документами и нарядами. Расхождения не сглаживаются, а выписываются отдельным перечнем с причинами.
Причин обычно четыре: деталь выдана и не отмечена, деталь пришла и не оприходована, деталь возвращена клиентом и лежит без движения, деталь заказана под машину, которая не приехала. Каждая лечится по-своему, и общая цифра недостачи ни о чём не говорит.
Что проверять в документах поставщика при приходе, разобрано в материале о проверке счёта и акта.
{{ПРОВЕРИТЬ: сумма остатка по итогам первой инвентаризации, доля позиций без движения дольше полугода и сумма расхождения с документами}}
Готово, когда есть перечень остатка с полками, перечень расхождений с причинами и дата инвентаризации.
Шаг 5. Определите минимальный запас по ходовым позициям#
Ходовой запас держат ради одного: чтобы пост не стоял из-за мелочи. Идея «пусть будет всё» к этой задаче отношения не имеет и стоит дороже любого простоя. В запас попадают только позиции, отсутствие которых останавливает работу прямо сейчас.
Отбор делается по нарядам: берётся период не меньше квартала, считается, сколько раз позиция расходовалась. Позиции, расходуемые постоянно и стоящие недорого, идут в запас. Дорогие и редкие не идут никогда, сколько бы раз их ни спрашивали.
Минимальный остаток считается по двум величинам: расход за период и срок поставки от вашего поставщика. Пока деталь едет два дня, запас нужен на два дня расхода плюс запас на срыв срока.
Сезон считается отдельно и всегда. Расход по шинным работам, аккумуляторам, охлаждающей жидкости и щёткам распределён по году так неровно, что средний квартальный расход в пик не значит ничего. В первый мороз аккумуляторы уходят за два дня, и поставщик в эти же два дня разбирает свой склад по таким же сервисам. Кто не заказал заранее, стоит до конца недели. Запас на сезонные позиции считается по пиковым неделям прошлого года и заказывается до начала пика, а не по факту первой очереди у ворот.
{{ПРОВЕРИТЬ: фактический расход по каждой позиции ходового запаса за квартал и за пиковые недели сезона, а также реальные сроки поставки от своих поставщиков}}
Готово, когда по каждой позиции запаса записаны два числа: минимальный остаток и срок поставки.
Шаг 6. Разберитесь с возвратами, браком и неликвидом#
Последний шаг возвращает деньги, которые уже лежат на полке.
Возврат поставщику. У каждого поставщика свой срок и свои условия. Правило одно: ненужная деталь уезжает обратно в тот же день. Не тогда, когда дойдут руки. Пропущенный срок превращает её в неликвид мгновенно. {{ПРОВЕРИТЬ: сроки и условия возврата качественного товара по договорам со своими поставщиками}}
Брак и гарантия. Деталь, вышедшая из строя после установки, это ваш спор с поставщиком. Клиент в нём не участвует и ждать его исхода не должен. Для спора нужны документы: приходный документ на деталь, наряд с датой установки, снятая деталь. Без снятой детали претензию обычно не принимают. {{ПРОВЕРИТЬ: порядок предъявления претензий по качеству детали и требования к комплекту документов}}
Неликвид. Позиции без движения дольше выбранного срока перестают считаться складом и переводятся в отдельный перечень с решением по каждой: вернуть, продать, использовать, списать. Решение принимается один раз в квартал, иначе перечень растёт.
Готово, когда заведён перечень позиций без движения и по каждой принято решение с датой.
Сколько времени и денег#
| Этап | Что делаете | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Разделение потоков и разбор стеллажа | Физическая перекладка | 1-2 дня |
| Назначение ответственного и правил выдачи | Договорённость и объявление смене | 1 день |
| Описание пути детали | Лист с шестью состояниями | 2-3 часа |
| Первая инвентаризация | Пересчёт и сверка | от 1 дня до недели, зависит от объёма |
| Расчёт минимального запаса | Разбор нарядов за квартал | 3-5 часов |
| Разбор неликвида | Решение по каждой позиции | 1 день, дальше раз в квартал |
| Поддержание порядка | Ежедневная отметка прихода и выдачи | 20-40 минут в день |
{{ПРОВЕРИТЬ: стоимость выбранного инструмента учёта на своё число рабочих мест, если склад переводится из тетради в систему}}
Есть строка расходов, которую не считают почти никогда: время ответственного. Порядок на складе стоит сорока минут в день и почти не стоит денег. Именно поэтому он разваливается первым, как только в сервисе аврал: денег на него никто не выделял, значит, и терять вроде бы нечего.
Если не получилось#
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Остаток не сходится после каждой инвентаризации | Выдача не фиксируется, деталь берут с полки сами | Закрыть склад физически, выдачу привязать к наряду |
| Детали лежат годами | Заказы под машины, которые не приехали | Ввести предоплату или согласование до заказа, разобрать перечень без движения |
| Пост стоит, деталь в пути | Заявка подана поздно либо срок поставщика не проверен | Заказ в день дефектовки, срок фиксируется в заявке письменно |
| Пришла не та деталь | Заказ по названию, а не по номеру и VIN | Заказывать только по номеру, номер записывать в заявку |
| Поставщик отказал в возврате | Срок пропущен либо упаковка вскрыта | Свести сроки возврата всех поставщиков в одну таблицу и вернуть день в день |
| Клиент спорит о цене детали | Наценка не объявлена заранее | Назвать состав счёта на приёмке, порядок в инструкции по приёмке |
| В отчёте прибыль есть, денег нет | Деньги заморожены в остатке | Считать остаток отдельной строкой, учёт доходов и расходов |
Что делать дальше#
Если посты простаивают в ожидании деталей, посчитайте цену простоя по инструкции об экономике поста.
Если споры с клиентами идут о сумме и составе счёта, порядок согласования описан в инструкции по приёмке.
Если склад ведётся в тетради и пора переносить его в систему, посмотрите разбор инструментов для клиентской базы и учёта: требования к переносу там те же.
Вопросы и ответы#
Держать ходовой запас или заказывать всё под заказ?
Держать запас только по позициям, отсутствие которых останавливает пост, и только по недорогим. Всё дорогое и редкое заказывается под наряд. Частота спроса тут плохой критерий. Считать надо произведение цены на срок лежания: дорогая позиция, пролежавшая квартал, обходится дороже, чем простой поста на день.
Как считать наценку на запчасти?
Наценка это отдельный вид дохода, и смешивать его с доходом за работу нельзя: деталь не занимает подъёмник. Считайте две суммы раздельно в каждом наряде, иначе сервис с большой долей перепродажи выглядит прибыльным при полупустых постах.
Что делать с деталями, которые привозит клиент?
Принимать решение до начала работ и фиксировать его письменно в наряде: кто отвечает за качество детали и что происходит, если она не подойдёт или выйдет из строя. Устная договорённость в этом месте всегда превращается в спор. {{ПРОВЕРИТЬ: правовые последствия установки детали заказчика для гарантии на работу}}
Нужна ли отдельная программа учёта склада?
Не на старте. Пока позиций немного, таблица с полками и отметками работает не хуже, а требует только дисциплины. Программа нужна тогда, когда позиций становится столько, что поиск по таблице занимает больше времени, чем дорога до полки. Порядок переноса из таблиц описан в материале о переносе базы.