Оформление идёт в четыре захода: документы и сведения от человека, договор и кадровые бумаги до допуска, ознакомления под подпись, затем сведения и платежи после выхода. Порядок важнее скорости: у части действий есть установленные законом сроки, и задним числом они не закрываются.
Ниже 22 пункта, у каждого указано, где смотреть норму.
Кому и когда пригодится#
Список рассчитан на предпринимателя или небольшую компанию без кадровой службы. Момент применения один: кандидат выбран, условия проговорены, дата выхода назначена, но ещё не наступила.
Он не подходит, когда решение о найме ещё не принято: готовность по деньгам и форме отношений проверяется раньше и другим списком, чек-листом перед первым наймом. Не подходит он и для работы с самозанятыми и подрядчиками: там оформляется не кадровый комплект, а договор, задание и акт, порядок разобран в отдельной инструкции.
Как пользоваться#
Проход занимает около полутора часов, делать его лучше за неделю до даты выхода: часть пунктов требует времени на получение документов. Понадобятся реквизиты работодателя, доступ в личный кабинет налоговой, шаблон трудового договора и перечень локальных актов, если они есть.
Каждый пункт помечается как «ок», «замечание» или «неприменимо». Отметка «неприменимо» требует пояснения одной строкой: половина пропущенных обязанностей закрывается именно так.
Правило остановки: не закрыт хотя бы один пункт второго блока, дата выхода переносится. Допуск к работе при неподписанном договоре создаёт последствия независимо от договорённостей на словах.
Блок 1. Документы и сведения от человека (5 пунктов)#
Собираются до дня подписания, иначе оформление встанет в самый неудобный момент.
- Собран перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Норма: перечень закрыт, недостающее запрошено заранее. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, источник ст. 65 ТК РФ}}
- Проверены документы об образовании и допуске, если должность их требует. Норма: подтверждающий документ на руках до выхода. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень должностей и работ, требующих специальных знаний или подготовки}}
- Решён вопрос со сведениями о трудовой деятельности. Норма: понятно, ведётся ли бумажная трудовая книжка и как человек получает сведения о работе. {{ПРОВЕРИТЬ: порядок ведения сведений о трудовой деятельности и обязанности работодателя по их представлению}}
- Получены реквизиты для выплаты. Норма: способ выплаты согласован письменно до первой выплаты. Если не прошло: зарплата уходит с задержкой, а задержка это отдельное нарушение.
- Оформлено основание обработки персональных данных. Норма: основание определено, состав данных ограничен нужным для работы, ответственный назначен. {{ПРОВЕРИТЬ: основания обработки персональных данных работника и ответственность оператора за нарушение}}
Блок 2. Что подписывается до допуска к работе (6 пунктов)#
Ключевое слово блока это «до». Ни один пункт нельзя перенести на первую неделю.
- Трудовой договор подписан до фактического допуска. Норма: два экземпляра, подпись работника на экземпляре работодателя. Если не прошло: отношения считаются возникшими, а нарушение порядка наказуемо. {{ПРОВЕРИТЬ: срок оформления договора при фактическом допущении к работе и ответственность за нарушение, источники ст. 67 ТК РФ и КоАП РФ}}
- В договоре есть все обязательные условия. Норма: перечень закрыт полностью. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень обязательных условий трудового договора, источник ст. 57 ТК РФ}}
- Условие об испытании включено в договор, а не объявлено устно. Норма: срок в установленных пределах, категории без испытания учтены. {{ПРОВЕРИТЬ: предельные сроки испытания и перечень категорий, которым оно не устанавливается, источник ст. 70 ТК РФ}}
- Даты выплаты заработной платы вписаны в договор. Норма: конкретные числа, периодичность не реже установленной законом. {{ПРОВЕРИТЬ: требования к срокам выплаты заработной платы и ответственность за задержку, источник ст. 136 ТК РФ}}
- Оформлены документы о приёме, предусмотренные для вашего случая. Норма: комплект соответствует применяемой форме кадрового учёта. {{ПРОВЕРИТЬ: состав кадровых документов при приёме и условия применения типовой формы трудового договора микропредприятием}}
- Для иностранного работника проверены статус и уведомления. Норма: разрешительные документы в порядке, уведомление направлено в срок. Цена вопроса: один из самых высоких штрафов для малого бизнеса. {{ПРОВЕРИТЬ: срок и порядок уведомления о заключении договора с иностранным гражданином и размер ответственности}}
Блок 3. Ознакомления под подпись и обязательные процедуры (6 пунктов)#
Блок, который чаще всего пропускают целиком, потому что «у нас всё на словах».
- Работник ознакомлен с локальными актами до подписания договора. Норма: ознакомление под подпись с актами, связанными с его работой. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень локальных актов, с которыми работник знакомится до подписания трудового договора, источник ст. 68 ТК РФ}}
- Определено, какие локальные акты обязательны для вашей компании. Норма: перечень выписан, недостающее разработано до выхода человека. {{ПРОВЕРИТЬ: какие локальные акты обязательны для работодателя и какие послабления есть у микропредприятий}}
- Проведён вводный инструктаж по охране труда. Норма: до начала работы, факт зафиксирован. {{ПРОВЕРИТЬ: виды и сроки проведения инструктажей по охране труда и порядок их регистрации}}
- Определён срок специальной оценки условий труда для нового места. Норма: срок известен, ответственный назначен. {{ПРОВЕРИТЬ: сроки проведения специальной оценки условий труда для вновь организованных рабочих мест}}
- Проверена необходимость предварительного медосмотра. Норма: для должностей из установленного перечня осмотр пройден до допуска и за счёт работодателя. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень работ, при которых обязателен предварительный медицинский осмотр, и порядок его оплаты}}
- Закрыты обязанности по воинскому учёту. Норма: сведения собраны и переданы в срок. {{ПРОВЕРИТЬ: обязанности работодателя по воинскому учёту, состав сведений и сроки их подачи}}
Блок 4. После выхода: сведения, платежи, учёт (5 пунктов)#
Здесь появляются регулярные даты, не зависящие от выручки.
- Поданы сведения о приёме на работу в установленный срок. Норма: срок соблюдён, подтверждение сохранено. Цена вопроса: штраф приходит независимо от того, была ли выручка. {{ПРОВЕРИТЬ: состав и сроки представления сведений о приёме на работу}}
- Настроен расчёт и уплата НДФЛ и страховых взносов. Норма: известны ставки, сроки перечисления и порядок уведомлений об исчисленных суммах. {{ПРОВЕРИТЬ: ставки и сроки уплаты НДФЛ и страховых взносов, порядок уведомлений в рамках единого налогового счёта, источники гл. 23 и гл. 34 НК РФ}}
- Выписан календарь отчётности на год вперёд. Норма: перечень отчётов с датами и напоминанием за неделю. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень отчётности работодателя и сроки её представления}}
- Определён порядок учёта рабочего времени. Норма: способ выбран и применяется с первого дня. {{ПРОВЕРИТЬ: обязанность вести учёт фактически отработанного времени и применяемые формы}}
- Назначен ответственный за кадры и зарплату. Норма: названо лицо или сервис, известна стоимость и маршрут документов. {{ПРОВЕРИТЬ: стоимость кадрового и зарплатного сопровождения на дату публикации}}
Как оформить результат#
Итог прохода это три вещи: подписанный комплект, календарь дат на год вперёд и список замечаний со сроками устранения.
| Что проверяем | Результат | Где хранится |
|---|---|---|
| Документы от человека | комплект с описью | папка кадровых документов |
| Договор и кадровые бумаги | подписанные экземпляры | папка кадровых документов |
| Ознакомления под подпись | листы ознакомления | папка кадровых документов |
| Охрана труда и медосмотр | журналы и заключения | папка охраны труда |
| Сведения и отчётность | подтверждения о подаче | учётный файл |
| Календарь платежей и отчётов | даты на год вперёд | календарь с напоминаниями |
Формулировки, которые можно вписать дословно в свой порядок работы:
«Дата выхода назначается не ранее дня, следующего за подписанием трудового договора и завершением ознакомлений».
Что делать, если пункт не прошёл#
| Что не прошло | Чем это грозит | Что делать |
|---|---|---|
| Человек допущен до подписания договора | Отношения признаются возникшими, нарушение порядка наказуемо | Оформить договор в установленный срок, дату не подделывать |
| Не собраны документы от работника | Оформление встаёт в день выхода | Перенести дату выхода, запросить недостающее письменно |
| Испытание объявлено устно | Условие не действует, расставание усложняется | Включить условие в договор до подписания или отказаться от него |
| Не проведён инструктаж по охране труда | Допуск к работе без инструктажа, ответственность работодателя | Провести до начала работы, зафиксировать |
| Пропущен срок подачи сведений | Штраф независимо от выручки | Подать немедленно, зафиксировать причину, поставить напоминание |
| Не оформлено основание обработки данных | Нарушение законодательства о персональных данных | Закрыть до первого рабочего дня |
Общее правило по всем строкам: пропущенный срок закрывается сразу и фиксируется. Задним числом закрывается один документ и вскрывается вся папка.
Вопросы и ответы#
Можно ли оформить человека в первый рабочий день, а не заранее?
Подписание договора и допуск к работе связаны законом, и порядок здесь не формальность: при фактическом допущении к работе с ведома работодателя договор считается заключённым, а его оформление ограничено сроком. Практически безопаснее подписывать документы накануне выхода. {{ПРОВЕРИТЬ: срок оформления трудового договора при фактическом допущении к работе, источник ст. 67 ТК РФ}}
Нужны ли локальные акты микропредприятию?
Часть обязанностей для микропредприятий упрощена, и отдельные локальные акты можно не принимать, если соответствующие условия включены в трудовой договор по типовой форме. Условия применения этого режима проверяются до отказа от актов. {{ПРОВЕРИТЬ: регулирование труда у работодателей, отнесённых к микропредприятиям, и условия применения типовой формы трудового договора}}
Кто должен вести кадровый учёт в компании из трёх человек?
Обязанность лежит на работодателе независимо от размера компании, а исполнение можно передать бухгалтеру на аутсорсе или сервису. Важно назвать конкретного исполнителя и маршрут передачи документов: чаще всего теряется не знание, а сами бумаги.