Работа с исполнителем вне штата оформляется одинаково при каждой оплате: договор на результат, задание, акт, чек и проверка статуса на дату расчёта. Главный риск здесь не налоговый, а трудовой: если работа по характеру трудовая, никакой договор её не переоформит.
Инструкция для небольшой компании, которая ведёт исполнителей сама, без юриста в штате.
Как это выглядит в жизни. Человек полгода делает вам одну и ту же работу, каждый месяц одна и та же сумма, каждый месяц одного и того же числа. Он приходит к десяти, потому что «так удобнее», сидит за вашим столом, обедает вместе со всеми и на вопрос знакомых отвечает, что работает у вас. Договор при этом называется договором оказания услуг. По документам подряд, по факту работа, и разница между этими двумя словами измеряется доначислениями за весь период.
Что нужно перед началом#
| Что нужно | Зачем | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Описание задачи результатом | Предмет договора и основание для приёмки | 1-2 часа |
| Шаблон договора на результат | Один раз на все однотипные задачи | 3-10 дней с юристом |
| Форма задания и акта | Из них видно, что именно принято | 1-2 часа |
| Способ проверки статуса исполнителя | Проверяется на дату договора и на дату оплаты | 15 минут |
| Место хранения документов и чеков | Комплект по каждой оплате в одном месте | 1 день |
| Понимание, где проходит граница со штатом | Самый дорогой вопрос во всей теме | 1 час |
Если задача формулируется как «нужно, чтобы человек был на связи и делал текущие дела», это работа, а не подряд. Порядок найма разобран в гайде о первом найме.
Как оформить и оплатить: пошагово#
Шесть шагов повторяются при каждой оплате. Первый шаг делается один раз на задачу, остальные пять при каждом расчёте.
Шаг 1. Трудовая ли это работа?#
Решение принимается до договора и по характеру работы. Название документа тут не значит ничего: суды и инспекция смотрят на признаки трудовых отношений, закреплённые законом. Подчинение графику и правилам. Работа на вашем месте и вашим оборудованием. Регулярные выплаты в одни и те же даты. Включённость в процесс наравне с работниками. Единственный заказчик у исполнителя.
{{ПРОВЕРИТЬ: признаки трудовых отношений, порядок и последствия признания гражданско-правовых отношений трудовыми, источники ст. 15 и ст. 19.1 ТК РФ, а также ответственность за подмену договора по КоАП РФ}}
Практическая проверка одна. Результат нельзя описать одним предложением с датой, значит у вас не подряд.
«Ведёт наши соцсети» это функция.
«Готовит и публикует восемь материалов по плану до конца месяца» это результат.
Шаг закрыт, когда результат описан одним предложением, а по списку признаков трудовых отношений нет совпадений.
Шаг 2. Проверьте статус исполнителя#
Статус проверяется дважды: перед заключением договора и в день каждой оплаты. Между этими датами человек может сняться с учёта и вам об этом не сказать, потому что для него это мелочь, а для вас смена всего порядка налогов и взносов по выплате.
Отдельно проверяется ограничение по бывшим работникам: с человеком, который недавно был у вас в штате, режим налога на профессиональный доход не применяется. {{ПРОВЕРИТЬ: ограничение на применение налога на профессиональный доход в отношении бывшего работодателя и срок этого ограничения, источник закона о налоге на профессиональный доход}}
Третье, что нужно знать заранее: у режима есть лимит годового дохода, при превышении которого статус утрачивается посреди года. {{ПРОВЕРИТЬ: предельный годовой доход для применения налога на профессиональный доход и последствия его превышения}}
Шаг закрыт, когда статус подтверждён на текущую дату, а ограничение по бывшему работодателю проверено.
Шаг 3. Заключите договор на результат#
Договор описывает результат. Занятость он не описывает. В нём называются: предмет через конкретный результат, срок, порядок передачи и приёмки, цена и порядок оплаты, ответственность за нарушение срока, порядок изменения объёма, права на созданный результат.
Чего в договоре быть не должно: графика работы, подчинения внутренним правилам, рабочего места, ежемесячной фиксированной суммы без привязки к объёму.
Каждый такой пункт потом читается как признак трудовых отношений, и читается он не вами. Как устроены предмет и приёмка, разобрано в материале о договоре с клиентом: структура та же, меняются стороны.
Шаг закрыт, когда в договоре есть результат, срок и порядок приёмки, а признаков графика и подчинения нет.
Шаг 4. Выдайте задание и примите работу актом#
Задание превращает договор в конкретную работу: что именно делается, к какому сроку, в каком виде сдаётся. При повторяющихся задачах оно оформляется на каждый период или на каждую партию работ.
Приёмка закрывается актом со ссылкой на договор и задание: он фиксирует, что принято, и лишает обе стороны возможности вспоминать договорённости по-разному. Если работа сдаётся по частям, актов столько же, сколько частей. Замечания и срок их устранения выносятся в акт отдельной строкой: акт без оговорок означает, что работа принята полностью.
Шаг закрыт, когда по каждой оплате есть задание и подписанный акт с датой.
Шаг 5. Оплатите и получите чек#
Порядок один: сначала акт, потом оплата, потом чек от исполнителя.
Чек выдаёт плательщик налога на профессиональный доход по расчёту, и именно он подтверждает ваш расход. Без чека расход не подтверждён, даже если деньги ушли и акт подписан. Проверьте в нём дату, сумму, ваши данные и назначение. Аннулированный чек перестаёт подтверждать расход, а узнаете вы об этом только на сверке, потому что уведомлять вас никто не обязан.
{{ПРОВЕРИТЬ: порядок формирования и передачи чека плательщиком налога на профессиональный доход, требования к реквизитам чека и последствия его отсутствия или аннулирования для заказчика}}
Назначение платежа формулируется по договору и акту, а не «за услуги». Регулярные одинаковые суммы в одни и те же числа месяца это признак, к которому возвращаются при проверке.
Шаг закрыт, когда чек получен в день расчёта и лежит вместе с актом.
Шаг 6. Храните комплект и сверяйте раз в квартал#
По каждой оплате хранится один комплект: договор, задание, акт, платёжный документ, чек. Место одно, разложено по исполнителям и датам, а не по переписке.
Раз в квартал делается сверка: все ли чеки на месте, нет ли аннулированных, совпадают ли суммы актов с платежами, не изменился ли статус исполнителей. Пятнадцать минут закрывают вопрос, который иначе всплывёт через год и сразу за весь период. Как навести порядок в хранении документов, разобрано в отдельной инструкции.
Квартал закрыт, когда в нём нет ни одной оплаты без полного комплекта документов.
Сколько времени и денег занимает#
| Этап | Что делаете | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Шаблон договора | Один раз на тип задач | 3-10 дней с юристом |
| Формы задания и акта | Один раз | 1-2 часа |
| Проверка статуса | При договоре и при каждой оплате | 5 минут |
| Задание на период | При каждой задаче | 15-30 минут |
| Приёмка и акт | При каждой сдаче | 30 минут |
| Квартальная сверка | Раз в квартал | 15-30 минут |
Прямые расходы это работа юриста над шаблоном договора и ваше время на цикл. {{ПРОВЕРИТЬ: стоимость разработки шаблона договора у юриста в вашем регионе на дату публикации}} Налоговая нагрузка при работе с плательщиком налога на профессиональный доход отличается от нагрузки по выплатам физическому лицу без статуса, и разницу нужно считать до выбора формы. {{ПРОВЕРИТЬ: ставки налога на профессиональный доход, обязанности заказчика при выплатах физическому лицу без специального статуса, включая НДФЛ и страховые взносы}}
Если что-то пошло не так#
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Исполнитель снялся с учёта до оплаты | Статус проверяли только при заключении договора | Пересчитать выплату по правилам для физического лица без статуса и закрыть обязанности заказчика |
| Чек не пришёл в день расчёта | Исполнитель не сформировал его вовремя | Запросить письменно, до получения чека расход считать неподтверждённым |
| Чек аннулирован задним числом | Ошибка исполнителя или отмена расчёта | Зафиксировать переписку, запросить корректный чек, отразить в квартальной сверке |
| Исполнитель превысил лимит дохода | Лимит режима исчерпан в середине года | Приостановить расчёты до выяснения статуса, дальше действовать по фактическому статусу |
| Исполнитель был вашим работником | Ограничение по бывшему работодателю | Проверить срок ограничения, при его действии выбрать другую форму отношений |
| Работа фактически идёт по графику | Признаки трудовых отношений накопились | Пересмотреть форму: оформить трудовой договор или изменить характер работы |
| Работа принята без акта, есть спор | Нет документа о том, что именно принято | Составить акт по фактически выполненному, спорные позиции вынести отдельно |
Общее правило: ситуацию закрывают документом на текущую дату и фиксацией причины. Переоформление задним числом создаёт вторую проблему поверх первой.
Что делать дальше#
Если работа по характеру постоянная, следующий шаг это наём: как нанять первого сотрудника.
Если решение о найме уже принято, откройте чек-лист оформления при приёме на работу.
Если вопрос в том, во что обходится каждый вариант, посмотрите чек-лист перед первым наймом: там считается полная стоимость рабочего места. Остальные материалы по теме собраны в разделе Люди и найм.
Вопросы и ответы#
Можно ли перевести своих работников в самозанятые, чтобы платить меньше?
Нет. Для бывшего работодателя действует ограничение по сроку, а сама схема при проверке читается однозначно и приводит к признанию отношений трудовыми с доначислением за весь период. Экономия здесь всегда меньше последствий. {{ПРОВЕРИТЬ: ограничение по бывшему работодателю и последствия признания отношений трудовыми}}
Обязательно ли заключать договор письменно, если работа разовая и недорогая?
Письменная форма защищает обе стороны и подтверждает расход. При разовой недорогой работе допустим короткий договор на одну страницу с результатом, сроком и ценой, но полностью без документа остаётся только чек, а он не описывает, что именно было сделано.
Что делать, если исполнитель просит оплату вперёд?
Аванс возможен, если он привязан к этапу и закрыт документом. Схема с полной предоплатой без задания и акта оставляет вас без инструмента приёмки: спорить в этом случае не о чем и нечем.
Нужен ли акт, если есть чек?
Нужен. Чек подтверждает расчёт и статус исполнителя, акт подтверждает, что именно принято. Эти документы отвечают на разные вопросы и друг друга не заменяют.