Наём первого человека укладывается в шесть шагов: описать работу результатом, собрать вакансию, разобрать отклики, провести собеседование с проверкой на деле, договориться об условиях и дате выхода, провести испытательный срок с заранее названным критерием.
Дольше всего идут первый и последний шаги. Поиск людей, которого все боятся, занимает меньше всего времени и почти никогда не бывает причиной неудачи.
Как это выглядит со стороны нанимающего. Вы месяц откладываете вакансию, потому что «надо сесть и написать». Потом пишете за сорок минут, получаете двадцать откликов, выбираете человека, он выходит и через полтора месяца уходит. И только тогда становится понятно, что сорока минут на описание работы было мало, а разговор об условиях вы скомкали, потому что торопились закрыть вопрос.
Вам нужен человек в штат или подрядчик?#
Штат нужен там, где работа постоянная, идёт по вашему графику, на вашем месте и вашими инструментами, а результат нельзя описать одним разовым заданием. Администратор, мастер, продавец, менеджер на входящих обращениях: их работа не заканчивается сдачей проекта, она повторяется каждый день.
Подрядчик или самозанятый закрывает другое: разовую или проектную задачу с описанным результатом и сроком. Если вы называете задачу словами «нужно, чтобы кто-то был на связи», это штат; если словами «нужно получить вот такой результат к такому-то числу», это подряд. Как оформить и оплатить второй вариант, разобрано в инструкции о самозанятых и подрядчиках.
Наём не подходит в трёх случаях. Денег хватает ровно на первый месяц оклада. Задача сформулирована как «разгрузить меня», а перечня дел нет. Вы не готовы отдать решения: человек, у которого согласовывается каждое действие, стоит дороже, чем экономит. Готовность по деньгам и документам проверяется чек-листом перед первым наймом.
Что готовить до вакансии?#
Половина неудачных наймов заканчивается раньше собеседования. Вакансия ушла в публикацию до того, как владелец сам понял, кого ищет, и дальше вся история едет по инерции.
| Что нужно | Зачем | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Описание работы результатом | Из него берутся вакансия, вопросы на собеседовании и критерий испытания | 2-4 часа |
| Вилка денег и её состав | Оклад, переменная часть, что входит и что нет | 1-2 часа |
| Расчёт полной стоимости места | Оклад это только первая строка расходов | 1-2 часа |
| Рабочее место и доступы | Стол, программы, ключи, учётные записи | 1-3 дня |
| Кто отвечает за первую неделю | Иначе человек в первый день никому не нужен | 1 день |
| Свободные окна на разговоры | Собеседования без календаря переносятся до бесконечности | 1 день |
{{ПРОВЕРИТЬ: тарифы страховых взносов и пониженные тарифы для малого и среднего бизнеса, взносы на травматизм, порядок удержания НДФЛ, источники гл. 23 и гл. 34 НК РФ}}
Отдельно посчитайте свой собственный час: наём стоит ещё и вашего времени на разговоры, обучение и переделки первого месяца. Порядок расчёта разобран в материале про себестоимость услуги.
Шаг 1. Описать работу результатом#
Владелец обычно начинает с названия: «нужен менеджер».
Человек приходит и спрашивает, что делать.
Слышит: «ну, вести клиентов».
Дальше двое взрослых людей месяц выясняют, что имелось в виду. Один искренне считает, что нанял помощника на всё, второй столь же искренне, что пришёл работать с заявками. Через месяц первый говорит «он не тянет», второй говорит «мне тут не объясняют, чего хотят», и оба по-своему правы. Стоит это ровно один месячный оклад и второй заход по кругу.
Описание, из которого потом собирается всё остальное, состоит из четырёх частей.
- Что человек делает каждый день. Не функции, а действия: принимает обращения, записывает, готовит документы, ведёт таблицу.
- Что считается сделанным. Результат недели и месяца в проверяемой форме: столько-то обработанных обращений, ноль просроченных ответов, закрытый отчёт до третьего числа.
- Чего человек не делает. Пункт, который экономит больше всего разговоров. Если продажи остаются на вас, это пишется сразу.
- С кем и чем он работает. Программы, доступы, кто ставит задачи, к кому идти с вопросом.
Проверка простая. Дайте описание тому, кто не в курсе дела, и попросите пересказать своими словами. Пересказ совпал с задуманным, значит описание готово.
Шаг 2. Вакансия и где её размещать#
Вакансия это не список требований, а ответ на вопрос кандидата «что тут будет происходить и сколько за это платят». Три вещи, отсутствие которых обрушивает отклики сильнее всего: деньги цифрой, место и график, конкретика по задачам. Формулировка «по результатам собеседования» читается как «мы ещё не решили» и отсекает тех, кто ценит своё время.
Где размещать, зависит от рода работы: сайты вакансий закрывают офисные и линейные роли, районные сообщества и объявления на точке работают для локального персонала, а сарафан внутри отрасли даёт самых предсказуемых кандидатов и самую медленную скорость. {{ПРОВЕРИТЬ: стоимость публикации вакансии на используемых площадках и цена доступа к базе резюме в вашем регионе на дату публикации}}
Как собирается текст по блокам и что чинить, если откликов нет, разобрано отдельно: как написать вакансию, на которую откликаются.
Шаг 3. Что смотреть в откликах и о чём спрашивать в первом разговоре?#
Читать резюме целиком бессмысленно. Работает другой порядок: сначала отсев по двум-трём формальным признакам из описания работы, потом чтение оставшихся. Признаки называются заранее и не придумываются на ходу: опыт работы с конкретной программой, готовность к вашему графику, район проживания там, где дорога решает. Всё остальное проверяется в разговоре.
Первый созвон занимает десять-пятнадцать минут и решает ровно одну задачу: не тратить час на встречу там, где стороны не сойдутся. Четыре вопроса, которые закрывают её почти всегда.
- Что вы делали на последнем месте в обычный день.
- Почему уходите или ушли.
- Какие деньги вам нужны, чтобы выйти на работу.
- Когда вы готовы начать.
Вопрос про деньги задаётся в первом разговоре. Не в последнем.
Человек, которому вилку называют в конце второй встречи, уходит с ощущением потерянного вечера. Уходит он громко и рассказывает об этом знакомым по цеху. В небольшом городе это заметно уже на следующей вакансии.
Шаг 4. Собеседование и проверка на деле#
Задача встречи не в том, чтобы человек понравился. Задача в фактах о его прошлой работе и в том, чтобы увидеть, как он делает вашу.
Владелец без опыта отбора проводит собеседование как беседу и уходит с формулировкой «вроде нормальный». Через месяц выясняется, что общего впечатления мало.
Рабочая связка: разговор о фактах прошлой работы плюс короткая проверка на деле, которая не обязана быть тестовым заданием на вечер. Администратора можно посадить принять один звонок, мастера попросить показать работу на своём инструменте, менеджера попросить написать ответ на реальное обращение при вас.
Порядок разговора, список вопросов и разбор того, о чём спрашивать нельзя, вынесены в отдельную инструкцию: как провести собеседование, если вы не кадровик.
Шаг 5. Договорённость, оформление и первый день#
Договорённость проговаривается вслух и целиком, до того как человек напишет заявление на прошлом месте: деньги и даты выплат, график, место, дата выхода, длительность испытания и критерий его прохождения, кто отвечает на вопросы первую неделю.
Слова «ну, там разберёмся» на этом шаге стоят дороже всего остального.
Дальше идёт оформление, и здесь порядок жёсткий: документы подписываются до фактического допуска к работе. Не в конце первой недели, когда человек уже отработал пять дней. Полный комплект того, что оформляется и в какие сроки, собран в чек-листе оформления при приёме на работу.
Первый день планируется так же, как планируется работа: место готово, доступы выданы, назначен человек, который отвечает на вопросы, на день расписаны два-три простых дела с понятным результатом.
День, проведённый в ожидании, пока владелец освободится, читается однозначно: здесь меня не ждали. Об этом дне вам никто не скажет ни слова, а через месяц он всплывёт в чужом разговоре в другой формулировке.
Шаг 6. Что считается пройденным испытательным сроком?#
Испытание существует не для того, чтобы было проще уволить. Оно нужно, чтобы обе стороны проверили своё решение, и работает при одном условии: критерий прохождения сформулирован до выхода человека и назван ему в первый день.
Критерий это проверяемый результат.
Не впечатление.
«Самостоятельно ведёт запись без переносов и потерянных обращений». «Закрывает смену с нулевым расхождением по кассе».
Формулировка «посмотрим, как пойдёт» гарантирует конфликтное расставание. Мерить нечем, каждая сторона права по-своему, и разговор в конце срока получается такой: «вы же видели, я стараюсь» против «я ожидал другого». Оба высказывания верные и оба бесполезные.
Внутри испытания нужны три точки разговора. Одной в конце не хватает никогда. Через неделю: что непонятно, чего не хватает. Через месяц: что получается, что нет, какой ближайший результат ждём. За неделю до конца срока: проходим или нет и почему. Последний разговор важнее остальных, потому что срок предупреждения о непрохождении испытания установлен законом и задним числом не соблюдается.
{{ПРОВЕРИТЬ: предельная продолжительность испытательного срока, категории работников, которым испытание не устанавливается, срок и форма предупреждения о неудовлетворительном результате испытания, источники ст. 70 и ст. 71 ТК РФ}}
Обратная сторона: человек тоже проходит испытание вашей компании. Уход по собственному желанию в первые месяцы обычно объясняется не деньгами, и причины разобраны в материале о том, почему люди уходят из малого бизнеса в первые три месяца.
Сколько времени и денег занимает наём#
Ниже разложены этапы для одной вакансии в небольшой компании. Время владельца в таблице отдельной строкой, потому что именно оно чаще всего оказывается главным расходом.
| Этап | Что делаете | Сколько занимает |
|---|---|---|
| Описание работы | Действия, результат, границы | 2-4 часа |
| Текст вакансии | Сборка по блокам, правка | 1-2 часа |
| Размещение и отклики | Проверка ленты откликов раз в день | 15-30 минут в день |
| Первые созвоны | 10-15 минут на кандидата | зависит от потока |
| Собеседования с проверкой | 45-60 минут на кандидата | зависит от потока |
| Оформление | Сбор документов и подписание | 1-3 дня |
| Первый месяц | Обучение, ответы на вопросы, переделки | ежедневно |
Прямые расходы на самом найме это публикация вакансии и доступ к базе резюме, если он нужен. {{ПРОВЕРИТЬ: цены на публикацию вакансии и доступ к базе резюме на используемых площадках, на дату публикации}} Основные деньги появляются после выхода человека.
Типичные ошибки#
Искать «человека вообще». Чем кончается: два месяца собеседований и вывод «нормальных нет». Как надо: сначала описание работы, потом вакансия.
Считать один оклад. Чем кончается: расставание на втором месяце, потому что деньги закончились раньше, чем человек вышел на самостоятельную работу. Как надо: расчёт полной стоимости места и отложенный фонд на весь срок испытания.
Обещать на собеседовании то, чего не будет. Чем кончается: уход в первые недели и рассказ об этом в отраслевом чате. Как правильно: называть работу как есть, включая неудобные части.
Не назначить ответственного за первую неделю. Чем кончается: человек сидит без задач и делает выводы. Как правильно: на первую неделю расписаны дела и назван тот, к кому идти с вопросом.
Оставить испытание без критерия. Чем кончается: спор в конце срока, в котором каждая сторона права по-своему. Как правильно: критерий записан до выхода и назван человеку в первый день.
Допустить к работе до подписания документов. Чем кончается: нарушение порядка оформления и риск при проверке. Как правильно: документы до фактического допуска, без исключений.
Что делать дальше#
Если вы ещё не считали, во что обходится рабочее место сверх оклада, начните с чек-листа перед первым наймом.
Если работа разовая или проектная, посмотрите инструкцию о самозанятых и подрядчиках: в этом случае наём не нужен.
Если человек уже найден и осталось оформление, откройте чек-лист оформления при приёме на работу. Остальные материалы по теме собраны в разделе Люди и найм.
Вопросы и ответы#
Можно ли нанять сотрудника, если я предприниматель без работников?
Да. Статус работодателя возникает у предпринимателя так же, как у компании: появляются обязанности по оформлению, платежам и отчётности. Ограничения есть у отдельных налоговых режимов, и их нужно проверить до найма. {{ПРОВЕРИТЬ: ограничения на наём работников для применяемых налоговых режимов, включая режим налога на профессиональный доход}}
Сколько кандидатов нужно посмотреть, чтобы выбрать?
Ориентир задаётся не числом. Признаков два: вы видели хотя бы двух человек, которых готовы взять, и в разговорах перестали всплывать новые для вас вопросы о работе. Если каждый кандидат вскрывает новый пробел в описании работы, дело не в кандидатах.
Обязателен ли испытательный срок?
Испытание это условие трудового договора. Отдельной стадией отношений оно не является и устанавливается по соглашению сторон при заключении договора. Есть категории работников, которым испытание не устанавливается, и есть предельные сроки. {{ПРОВЕРИТЬ: порядок установления испытания, предельные сроки и перечень категорий, которым испытание не устанавливается, источник ст. 70 ТК РФ}}
Что делать, если человек не выходит в назначенный день?
Сначала связаться и выяснить причину: в первый раз это чаще всего контрпредложение на прошлом месте. Чтобы такие случаи не останавливали работу, не закрывайте вакансию в день договорённости и держите связь со вторым кандидатом до фактического выхода первого.
Через сколько понятно, что человек не подходит?
Обычно раньше, чем владелец готов себе в этом признаться. Если через месяц по вашему же критерию нет движения, а разговор о причинах не даёт ни одного проверяемого объяснения, дальше ситуация сама не выправляется. Решение принимается по критерию и в сроки, установленные законом. Накопившееся раздражение к этому решению отношения не имеет и обычно только мешает.