Пять этапов, и оборудование покупается на четвёртом. Сначала считается точка: поток, средний чек и аренда. Потом ищется помещение, где разрешено готовить. Потом лицо и документы. И только после этого закупка, ремонт и запуск.
Порядок здесь не формальность.
Пойдёте в обратную сторону, и каждый этап начнёт отменять предыдущий.
Кофемашина, купленная до подписания аренды, не подходит по мощности. Зал, снятый до проверки вентиляции, оказывается местом, где нельзя поставить кухню. Оба решения принимались правильно и по отдельности, а стоят они денег вместе. Переиграть можно только одно из двух, и обычно это то, что дороже.
Кому подходит кофейня, а кому нет#
Кофейня выглядит самым простым входом в общепит и им не является. Простое здесь только меню: требования к помещению, журналы, проверки и сменный персонал те же, что в ресторане.
Формат подходит, если вы готовы работать в смене лично хотя бы первые месяцы. Не «контролировать». Стоять за стойкой, принимать поставки, закрывать кассу. Владелец, который появляется раз в неделю, узнаёт о проблемах последним. В общепите такая проблема измеряется списаниями, и счётчик идёт каждый день.
Формат не подходит в трёх случаях. Первый: деньги взяты в долг под возврат с первых месяцев. Точка выходит на свою выручку не сразу, и платить придётся из запаса. Второй: вы рассчитываете нанять управляющего сразу. На маленькой точке он съедает маржу, ради которой её открывали. Третий: место выбрано по эмоции. Помещение, которое понравилось, и помещение, мимо которого ходят люди, совпадают редко.
Про сезон. У кофе он выражен сильно: холодные и тёплые месяцы дают разную выручку и разное меню. Открываться на пике опасно. Точка, стартовавшая в сильный месяц, принимает эту выручку за норму, набирает под неё людей и закупку, а через сезон обнаруживает, что нормой была другая цифра, процентов на тридцать ниже.
Что решается до аренды#
До поиска помещения на бумаге считается модель точки: это единственная возможность узнать, что затея не сходится, до того как вы потратите деньги.
Считать нужно снизу: сколько чеков в день физически обслужит одна точка на вашем оборудовании и одном человеке за стойкой, какой средний чек и сколько дней в месяце вы работаете. Отсюда выручка, из неё вычитаются сырьё, аренда, зарплата и налоги.
| Что считаете | Откуда берёте | Как проверить |
|---|---|---|
| Поток мимо входа | замер вручную: считаете прохожих в будни и выходные по часам | замер повторяется в другой день и в другую погоду |
| Доля зашедших | наблюдение у похожих точек рядом | сравнивается с собственным замером через месяц работы |
| Средний чек | меню и предполагаемая структура заказов | пересчитывается по факту после первого месяца |
| Чеков в день | пропускная способность стойки в час пика | замеряется по секундомеру на пробной смене |
| Аренда и платежи | предложения по конкретным адресам | запрашивается письменно; цифра из объявления не считается |
| Фонд оплаты труда | график смен и ставки в вашем городе | сверяется с вакансиями в вашем районе |
{{ПРОВЕРИТЬ: собственный замер потока по выбранным адресам, ставки аренды по этим адресам и ставки бариста в вашем городе на дату расчёта. Эти три цифры определяют модель целиком и не переносятся из чужих расчётов}}
Модель считается в трёх сценариях: слабый, ожидаемый и хороший. Слабый это не пессимизм, а норма первых месяцев, пока про вас не знают. Если в нём точка не платит аренду и зарплату, открывать нельзя ни при каком оборудовании и ни при каком дизайне. Порядок расчёта себестоимости и наценки разобран в инструкции по себестоимости блюда: без неё средний чек в модели остаётся выдумкой.
Помещение: что смотреть до подписания договора#
Помещение решает больше, чем всё остальное вместе: смету, сроки и саму возможность работать по этому адресу.
Смотреть нужно четыре вещи, и ни одна из них не связана с внешним видом зала.
Назначение и разрешённое использование. Готовить можно не в любом помещении: часть площадей в жилых домах и часть нежилого фонда под общественное питание не подходит. Это проверяется до задатка и по документам на помещение. Слова арендодателя проверкой не являются. {{ПРОВЕРИТЬ: действующие ограничения на размещение предприятий общественного питания в жилых домах и требования к назначению помещения, источник: действующие санитарные правила для организаций общественного питания и градостроительная документация}}
Мощность и её подключение. Кофемашина, кофемолка, холодильники, водонагреватель и тепловое оборудование дают суммарную нагрузку, которая часто превышает выделенную на помещение. Увеличение мощности это отдельный проект, отдельные деньги и отдельные месяцы. Спрашивать надо не «сколько киловатт», а «покажите документ».
Вода, канализация и вентиляция. Точки подключения, возможность вывести дополнительные мойки, куда идёт вытяжка. Перенос канализации в арендованном помещении упирается в согласование, и деньги тут не решают; вытяжка, выведенная не туда, это спор с соседями и предписание. Для кофейни без горячей кухни требования мягче, чем для кафе с готовкой, но они есть, и решаются до ремонта.
В договоре аренды проверяются срок и порядок продления, кто платит за приведение помещения в рабочее состояние, кто отвечает за согласования, что происходит с вложениями при расторжении и когда арендодатель может поднять ставку. Как разбирать договор построчно, показано в материале о договоре с клиентом: логика та же, меняется сторона.
Помещение можно брать, когда у вас на руках документы на него, письменное подтверждение выделенной мощности и договор, где названы срок, ставка и порядок её изменения.
Документы, уведомления и договоры#
Документы собирают параллельно с ремонтом. Отложенные на потом, они задерживают открытие на недели.
Регистрация. Форма выбирается до всего остального: от неё зависят налоги, приём оплаты и то, сможете ли вы продавать некоторые категории товаров. Порядок регистрации подробно разобран в гайде как открыть ИП, а выбор режима налогообложения в материале про налоги малого бизнеса. {{ПРОВЕРИТЬ: применимые к общественному питанию ограничения по налоговым режимам и коды видов деятельности, источник: действующая редакция НК РФ и классификатор ОКВЭД на дату регистрации}}
Уведомление о начале деятельности. Предприятия общественного питания начинают работу в уведомительном порядке: до открытия подаётся уведомление в надзорный орган. Подать его нужно раньше первой продажи. {{ПРОВЕРИТЬ: действующий порядок, форма и срок подачи уведомления о начале осуществления деятельности в сфере общественного питания, источник: постановление Правительства РФ об уведомительном порядке начала отдельных видов деятельности}}
Договоры на обслуживание. Вывоз отходов, дезинсекция и дератизация, стирка спецодежды, поверка приборов, обслуживание вентиляции. Их спрашивают при проверке, и они же входят в ежемесячные расходы, про которые забывают в смете.
Документы на продукцию и персонал. Товаросопроводительные документы на каждую партию, медицинские книжки у всех, кто работает с продуктами, программа производственного контроля. Что именно смотрят на месте, собрано в чек-листе санитарных требований.
Касса и оплата. Онлайн-касса и её регистрация, договор с оператором фискальных данных, эквайринг или оплата по QR. Во что обходятся способы приёма денег, разобрано в инструкции по приёму платежей.
Оборудование и первая закупка#
Здесь тратится самая заметная часть сметы и здесь же чаще всего покупают лишнее. Оборудование делится на то, без чего смена не начнётся (кофемашина и кофемолка, холод, мойки, водоподготовка, касса, мебель зала), и то, что докупается потом: витрины под расширенное меню, дополнительное тепловое оборудование, вторая кофемолка.
Три вещи, на которых экономить дороже, чем купить сразу. Водоподготовка: кофемашина ломается от воды чаще, чем от нагрузки, и фильтрация подбирается под воду по вашему адресу. Холод: его недостаток превращается в ежедневные списания, и это расход не разовый, а навсегда. Кофемолка: на ней держится стабильность вкуса, ресурс жерновов конечен, замена планируется заранее.
Бывшее в употреблении оборудование проверяется как машина: история, наработка и мастер в вашем городе, который его обслужит. То, что некому чинить, останавливает точку на срок доставки детали.
Первая закупка сырья считается не «на месяц», а на срок до первой поставки плюс запас: продукция с коротким сроком в избытке превращается в списания уже на второй неделе. Как считать закладку и потери, показано в расчёте себестоимости блюда.
Закупка готова, когда список разделён на две группы, по каждой позиции есть предложение с ценой и сроком поставки, а по первой группе назван мастер, который её обслужит.
Смета открытия и сколько занимает время#
В смете обязаны быть все три вида расходов: разовые, отложенные и запас.
| Строка сметы | Что входит | Когда платится |
|---|---|---|
| Помещение | задаток, первый платёж, обеспечительный платёж | до начала работ |
| Приведение помещения в порядок | ремонт, электрика, сантехника, вентиляция | до монтажа оборудования |
| Согласования и проект | проектные работы, если требуются по вашему помещению | параллельно ремонту |
| Оборудование | первая группа целиком | после готовности помещения |
| Мебель и зал | стойка, мебель, свет, вывеска | перед запуском |
| Первая закупка | сырьё, упаковка, расходники | за несколько дней до открытия |
| Регистрация и документы | госпошлины, касса, договоры на обслуживание | параллельно всему |
| Запас на месяцы после запуска | аренда, зарплата, закупки на период до выхода на свою выручку | резервируется до открытия |
{{ПРОВЕРИТЬ: собственные предложения поставщиков и подрядчиков по каждой строке на дату расчёта, с указанием срока поставки. Смета собирается из полученных предложений; средние цифры рынка в неё не подставляются}}
Последняя строка обязательна. Точка выходит на свою выручку не в день открытия: сначала о ней узнают ближайшие дома, потом складывается привычка, потом появляются постоянные. Занимает это месяцы, а не недели. Запас на весь период планируется до открытия. Искать его в тот момент, когда деньги кончились, поздно и дорого: занимают в этом состоянии на любых условиях.
Этапы не складываются один за другим целиком: документы и закупка идут параллельно ремонту. График ломают два узких места, согласования по помещению и срок поставки оборудования. Оба уточняются письменно до подписания аренды: она начисляется сразу, а работать вы пока не можете. {{ПРОВЕРИТЬ: фактические сроки согласований в вашем городе и сроки поставки по выбранным позициям оборудования, источник: письменные ответы подрядчиков и поставщиков}}
Люди на старте#
На маленькой точке штат минимальный, и от него зависит почти вся операционная стабильность. Один человек в смену это отсутствие подмены: заболевший бариста закрывает точку на день. Двое в смену это фонд оплаты труда, который маленькая выручка не тянет. Рабочее решение на старте выглядит так: владелец в смене, один бариста и один человек на подмене, знающий точку.
Три вещи делаются до открытия: медицинские книжки, письменное оформление отношений с каждым, кто выходит в смену, и стажировка на реальном оборудовании до первого гостя. Человек, впервые вставший к кофемашине в день открытия, испортит и напиток, и первое впечатление. Порядок найма и ввода в смену разобран в инструкции по линейному персоналу.
Первые три месяца#
Первые недели дают не выручку, а данные. Четыре вещи записываются каждый день.
- Чеки по часам. Показывают реальные часы пика и простой. Из этого строится график смен.
- Средний чек и его структура. Что берут вместе с кофе и что не берут вообще. Непродающиеся позиции уходят из меню и перестают списываться.
- Списания. Ежедневно, по позициям. Это прямая потеря денег и ранний сигнал, что закупка не совпадает со спросом.
- Расход сырья на факт. Сверяется с расчётной закладкой: расхождение это перелив, ошибка в расчёте или потеря по дороге.
Через месяц эти цифры подставляются обратно в модель, которую вы считали до аренды. Расхождение больше чем в четверть означает, что модель считалась не по вашей точке, и её нужно пересобрать на фактических данных.
Карточка организации на картах и работа с отзывами включаются в тот же месяц: для точки, которая живёт районом, это основной канал. Порядок разобран в гайде по локальному маркетингу и в инструкции по негативным отзывам.
Доставку на старте лучше не включать: она добавляет объём, но меняет экономику каждого заказа. Что именно меняется, разобрано в материале про агрегаторов.
Типичные ошибки#
Оборудование куплено до помещения. Мощности не хватает или габарит не встаёт в зал. Правильно: сначала договор и замеры, потом закупка.
В смете нет запаса на месяцы после открытия. Самая частая причина закрытия в первый год: деньги кончаются раньше, чем появляются постоянные гости. Правильно: запас резервируется отдельной строкой и не тратится на ремонт.
Меню собрано «как у всех». Каждая позиция это сырьё с ограниченным сроком, место в холодильнике и обучение бариста. Правильно: короткое меню на старте, расширение по данным первого месяца.
Себестоимость посчитана один раз при открытии. Цены поставщиков меняются, а меню работает по старому расчёту. Правильно: пересчёт по расписанию, порядок в инструкции по себестоимости.
Списания никто не считает. Пока их не видно, они выглядят мелочью. Правильно: ежедневная запись по позициям с первого дня.
Санитарные документы отложены на потом. Журналы, документы на партии и медкнижки заводятся с первой смены: задним числом их не восстановить. Перечень в чек-листе.
Персонал набирается в неделю открытия. Человек без стажировки работает медленно и портит продукт. Правильно: люди выходят на смену до открытия, порядок в инструкции по персоналу.
Что делать дальше#
Если вы ещё считаете модель, начните с расчёта себестоимости и наценки: без него средний чек ничем не подтверждён.
Если помещение найдено и вы собираете документы, откройте чек-лист санитарных требований и заводите журналы сразу.
Если сомневаетесь, стоит ли открываться сейчас, посмотрите разбор причин закрытия в первый год: большинство из них видно на этапе расчёта.
Вопросы и ответы#
Сколько нужно денег, чтобы открыть кофейню? Сумма складывается из восьми строк сметы и различается в разы в зависимости от города, состояния помещения и того, нужны ли согласования. Считать её по чужой статье бессмысленно: рабочий способ один, собрать письменные предложения по каждой строке под ваш конкретный адрес.
Можно ли открыть кофейню без опыта в общепите? Да, если вы готовы первые месяцы работать в смене сами. Опыт заменяется присутствием. Владелец за стойкой видит списания, скорость обслуживания и реакцию гостей в тот же день. Из отчёта через месяц он увидит только последствия.
Что выгоднее: своя точка или франшиза? Это разные типы риска. Своя точка дешевле на входе и медленнее набирает узнаваемость. Франшиза снимает часть решений и добавляет платежи и ограничения, включая обязательных поставщиков. Сравнивать нужно не взнос с ремонтом, а модель точки в обоих вариантах на одном помещении.
Нужна ли лицензия на кофейню? Для приготовления и продажи кофе и выпечки отдельная лицензия не требуется, деятельность начинается в уведомительном порядке. Лицензия появляется при добавлении отдельных категорий товаров, в первую очередь алкоголя. {{ПРОВЕРИТЬ: перечень лицензируемых видов деятельности и условия розничной продажи алкоголя в общепите, источник: закон о лицензировании и закон о регулировании оборота алкогольной продукции}}
Когда кофейня начинает приносить деньги? Срок зависит от места и потока и планируется строкой сметы. Ожиданием он не планируется. Ориентир один: запас должен покрывать весь период, заложенный в слабом сценарии. Если запаса на месяц, а слабый сценарий длится дольше, вы закроетесь при работающей точке.