Найм в общепите начинается с графика. Не с объявления: пока не решено, сколько смен в неделю, какой они длины и кто закрывает подмену, вакансия описывает пожелание, а не работу.
Текучка на линейных позициях высокая везде, и обнулять её бессмысленно. Задача другая: уход одного человека не должен останавливать точку. Для этого нужны три вещи. Стандарт смены, по которому её может закрыть кто угодно из обученных. Назначенная подмена. И запас времени на ввод нового, заложенный заранее, до того как кто-то написал в чат «я сегодня не выйду».
Что нужно перед началом#
| Что нужно | Где взять | Сколько занимает |
|---|---|---|
| График смен на месяц вперёд | ваш расчёт по часам пика | 1-2 часа |
| Ставка и порядок её выплаты | вакансии в вашем районе, ваша модель точки | 1 час |
| Описание смены по участкам | наблюдение за своей сменой | 2-3 часа |
| Порядок оформления и допуска | трудовое законодательство, требования к допуску | сверяется до найма |
| Кто проводит стажировку | вы или опытный человек смены | решается сразу |
Если точка ещё не открыта, часть данных берётся из модели: расчёт разобран в гайде по открытию кофейни. Если это первый наёмный человек в вашем деле, начните с чек-листа перед наймом первого сотрудника.
Как нанять и ввести в смену: по шагам#
Шаг 1. Собрать график до вакансии#
График строится от часов пика. Удобство здесь второй вопрос: в пик рук больше, в провал меньше, у каждой смены есть человек на подмене.
Отдельно решается, что происходит при болезни и отпуске. Точка без назначенной заранее подмены закрывается в первый же такой день. Это выручка дня и десяток постоянных гостей, которые пришли и не попали, а половина из них в этот же день нашла соседнюю кофейню. Летом такой день ещё и самый дорогой в неделе.
График готов, когда он собран на месяц вперёд, в нём назначена подмена на каждую смену, а число смен и их длину вы называете одной строкой.
Шаг 2. Описать смену по участкам#
Люди уходят от неопределённости чаще, чем от работы.
Описание смены это лист. На нём записано, что делается при открытии, в течение дня и при закрытии и кто за что отвечает.
Отдельно выписывается то, что нельзя решать самому: списание, скидка, возврат, конфликт с гостем, поставка с расхождением. И к кому с этим идти.
Сюда же входят санитарные обязанности смены: журналы, температуры, маркировка вскрытого. Что ведётся каждый день, собрано в чек-листе санитарных требований.
Описание готово, когда оно помещается на один-два листа, лежит на точке и по нему может пройти смену человек, который у вас не работал.
Шаг 3. Написать вакансию по фактам#
Вакансия про «дружный коллектив» и «достойную оплату» получает отклики от всех и никого не отбирает. Работает обратное: конкретика, включая неудобное.
В тексте называются график и длина смены, ставка и порядок выплаты, адрес, обязанности, требования к допуску и длительность стажировки. Отдельной строкой то, что человек узнает всё равно: работа на ногах, пик, уборка.
{{ПРОВЕРИТЬ: ставки по линейным позициям в вашем городе и районе на дату публикации вакансии, источник: открытые вакансии соседних заведений}}
Текст готов, когда в нём нет ни одного оценочного слова, зато есть график, деньги, адрес и обязанности.
Шаг 4. Искать там, где ищут смену#
Каналы здесь отличаются от офисных: работает то, что видно рядом с точкой и что читают с телефона.
- Объявление на самой точке. Соседи и постоянные гости, самый быстрый и дешёвый канал.
- Площадки с вакансиями. Основной поток откликов, но они протухают за день.
- Сообщества района и профильные чаты. Дают людей, живущих рядом, а близость к дому удерживает лучше надбавки.
- Рекомендации своей смены. Самый качественный канал: человек приходит с поручителем.
Отвечать надо в тот же день. Размер ставки решает меньше, чем скорость: человек, ищущий смену, обзванивает пять адресов за вечер и выходит туда, где ему ответили первыми.
Канал работает, когда по нему назначен ответственный, а срок ответа на отклик не превышает рабочего дня.
Шаг 5. Отобрать за одну встречу#
Встреча одна и проходит на точке, а не в переписке. Смотреть нужно на три вещи, и ни одна из них не про опыт. Пришёл ли человек вовремя и предупредил ли об опоздании: от этого навыка зависит, откроется ли точка утром. Как он говорит с гостем: проверяется коротким разбором ситуации (очередь, гость недоволен, вы один). Готов ли он к графику, названному вслух ещё раз, без смягчения.
Опыт полезен, но переучивать дороже, чем учить. Обязательный человек без опыта выходит на самостоятельную смену быстрее, чем опытный, привыкший к чужому порядку. Второй к тому же спорит: у него на прошлом месте всё делали иначе, и, скорее всего, действительно иначе, только вам от этого не легче.
{{ПРОВЕРИТЬ: требования к допуску к работе с пищевой продукцией, включая медицинский осмотр и гигиеническую подготовку, а также порядок оформления трудовых отношений и испытания. Источник: действующая редакция ТК РФ и действующий порядок проведения медицинских осмотров}}
Встреча закончена, когда вы называете дату выхода на стажировку либо отказываете. И то и другое в тот же день.
Шаг 6. Ввести в смену за несколько дней#
Стажировка проходит на вашем оборудовании и в ваши часы, включая пик: тот, кто учился в пустом зале, в первый же пик встанет.
Порядок ввода одинаков для всех позиций: первый день наблюдение и участки без гостя, дальше работа рядом с опытным, дальше самостоятельная смена с подстраховкой и проверка по описанию смены.
К первой самостоятельной смене должны быть закрыты допуск к работе с продуктами и оформление. Ставить в смену «пока без документов» нельзя: это отдельное нарушение, не связанное с качеством работы.
Ввод завершён, когда новый человек провёл самостоятельную смену, закрыл её по описанию и сдал кассу без расхождений.
Сколько времени и денег#
| Этап | Кто делает | Сколько занимает |
|---|---|---|
| График и описание смены | вы | 3-5 часов, один раз |
| Публикация вакансии и ответы | вы | ежедневно по 20-30 минут |
| Встречи | вы | 20-30 минут на человека |
| Стажировка | вы или опытный человек смены | несколько смен |
| Оформление и допуск | вы и работник | по срокам осмотра |
Прямые расходы это стажировочные часы, спецодежда и медосмотр. Считать их нужно против стоимости незакрытой смены: один закрытый выходной дороже месяца стажировок. {{ПРОВЕРИТЬ: стоимость медосмотра и спецодежды в вашем городе и порядок распределения этих расходов между работодателем и работником по действующим нормам}}
Про сезон. Летом линейный персонал уходит чаще, а поток в части форматов как раз растёт. Совпадение неприятное и повторяется каждый год. Набор под сезон начинается за месяц-полтора до него. В первую жаркую неделю искать людей уже поздно: их в этот момент ищут все соседи разом, и ставка на рынке успевает подрасти.
Если не получилось#
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Мало откликов | в вакансии нет графика, адреса и денег | переписать по фактам, добавить объявление на точке |
| Отклики есть, до встречи не доходят | ответ приходит на второй день | отвечать в день отклика, назначать встречу сразу |
| Люди уходят в первый месяц | нет ввода в смену, человек брошен в пик | стажировка по шагам и описание смены |
| Уходят через несколько месяцев | график меняется задним числом, подмены нет | публиковать график заранее и не менять без согласия |
| Каждый напиток разный | нет стандарта и проверки после стажировки | вернуть проверку по описанию смены |
| Владелец закрывает половину смен | нет второго обученного человека | обучить подмену заранее |
| Растёт недостача | нет порядка закрытия смены и ответственности за кассу | закрытие по листу и ежедневная сверка |
Расхождение между расчётным расходом сырья и фактическим разбирается отдельно и обычно не сводится к персоналу: порядок в инструкции по себестоимости блюда.
Что делать дальше#
Если точка ещё не открыта, соберите график и описание смены до найма: общий порядок в гайде по открытию кофейни.
Если люди уходят, а вы закрываете смены сами, посмотрите разбор причин закрытия в первый год: доля смен, закрытых владельцем, там один из ранних сигналов.
Если подключаете доставку, пересоберите график заранее: сборка заказов конкурирует с залом за руки, что разобрано в материале про агрегаторов.
Вопросы и ответы#
Как удержать людей, если платить больше соседей не получается? На сопоставимых деньгах решают три вещи: предсказуемый график, живая подмена и понятный порядок работы. За надбавкой уходят реже, чем принято думать. Уходят от смен, которые меняются накануне, и от ощущения, что всё делаешь неправильно, потому что тебе не объяснили как.
Нужно ли оформлять человека, если он выходит на несколько смен? Отношения оформляются в любом случае, вопрос лишь в том, какой договор применим. Работа в смене на вашем оборудовании и по вашему графику это признаки трудовых отношений, и подменять их другим договором рискованно. Форму сверяйте по действующему трудовому законодательству.
Что делать, если человек не вышел на смену? Сначала закрыть смену подменой, потом разбираться, лично и по фактам: причина, повторяемость, что меняем. Пропуск с предупреждением и молчаливый невыход это разные вещи.
Как понять, что человек готов к самостоятельной смене? По проверке. Отработанные дни сами по себе ничего не значат. Он открывает и закрывает точку по описанию, ведёт журналы, сдаёт кассу без расхождений и знает, к кому идти в нештатной ситуации. Не закрыт хотя бы один пункт, значит смена откладывается.